INHALTSVERZEICHNIS
Mithilfe des Wartungsauftrags in TabTool PV O&M ist es ganz einfach, Wartungstätigkeiten an Solaranlage lückenlos zu dokumentieren, Mängel für die Weiterbearbeitung zu erfassen und schließlich mit wenigen Klicks einen umfassenden, professionell aufbereiteten Wartungsbericht zu erstellen. In diesem Artikel erläutern wir Schritt für Schritt, wie Sie einen Wartungsauftrag in TabTool anlegen.
Melden Sie sich in der Web-Anwendung TabTool Office oder in der TabTool App an, um einen neuen Wartungsauftrag zu erstellen. In diesem Artikel werden wir beispielhaft das Vorgehen in TabTool Office beschreiben.
Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie den Wartungsauftrag erstellen möchten und klicken Sie im oberen Bereich der Projektakte auf "Aufträge" sowie in der rechts erscheinenden Auftragsliste auf "Wartungsaufträge".
Anschließend klicken Sie in der rechten Spalte oben links auf die Schaltfläche
, um einen neuen Wartungsauftrag anzulegen.
Geben Sie dem neuen Wartungsauftrag zunächst eine Auftragsnummer (optional) und einen aussagekräftigen Betreff, z.B. "Wartung WR Stränge 1-12".
Im Feld "Beschreibung" können Sie den Leistungsumfang des Auftrages genauer beschreiben bzw. die einzelnen enthaltenen Leistungen aufzählen. Diese Angaben erscheinen dann als Information für Ihre Kunden am Anfang des Wartungsberichts.
Tipp: Um die Leistungsbeschreibung nicht bei jeder artgleichen Wartung neu eingeben zu müssen, können Sie für diese in den Stammdaten Textbausteine hinterlegen. Diese können Sie durch einen Klick auf das Symbolautomatisch in das Textfeld laden.
Terminierung und Fristsetzung
Wenn Sie bereits einen konkreten Termin für die Durchführung der Wartung planen möchten, erstellen Sie einen sogenannten "Ortstermin", indem Sie im Abschnitt "Termine" auf das "+" klicken.
Falls Sie den Wartungsauftrag zu einem bestehenden Ortstermin hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche
.
Eine Ausführliche Anleitung zum Anlegen eines Ortstermins lesen Sie im Artikel Einsätze planen mit dem Ortstermin.
Wenn Sie noch keinen konkreten Termin für die Durchführung der Wartung planen möchten, können Sie stattdessen eine Frist angeben, bis wann der Auftrag erledigt werden soll. Zudem können Sie die Priorität des Auftrags angeben.
Durch das Setzen einer Frist wird der Wartungsauftrag nun im Fristenkalender angezeigt, den Sie am linken Rand der TabTool-Benutzeroberfläche auf der projektübergreifenden Ebene "Starten" finden.
Beteiligte angeben
Im Abschnitt "Beteiligte" geben Sie an, wer die Wartung durchführt und gegebenenfalls, wer am Ende die Vollständigkeit des Wartungsberichts kontrolliert.
Gut zu wissen: Wenn Sie für den Wartungsauftrag einen Ortstermin erstellen oder verknüpfen und in diesem Teilnehmer (zuständige Personen) angeben, werden diese automatisch als "Beteiligte hinzugefügt.
Die entsprechenden Personen bzw. Kontakte können Sie über die Schaltfläche
verknüpfen oder über "+" neu anlegen und hinzufügen, falls die Person noch nicht als Kontakt in TabTool eingetragen ist.
Wartungstätigkeit erstellen oder hinzufügen
Im Abschnitt "Auftragsdetails" können Sie Wartungstätigkeiten erstellen oder durch Verknüpfung hinzufügen. Wartungstätigkeiten werden benötigt, um den Wartungsprozess mithilfe einer Checkliste zu dokumentieren und dabei gegebenenfalls entdeckte Mängel zu erfassen.
Um eine neue Wartungstätigkeit zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche "+". Wenn Sie eine bereits bestehende Wartungstätigkeit zum Wartungsauftrag hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche
.
In das Formular, das nun in der rechten Spalte erscheint, tragen Sie zunächst einen Betreff für die Wartungstätigkeit ein und wählen im darunterliegenden Dropdown-Menü die zu wartende PV-Komponente aus.
Sofern die zu wartende Komponente in TabTool hinterlegt ist, können Sie diese über die Schaltfläche 
mit der Wartungstätigkeit verknüpfen. Auf diese Weise wird die Wartungstätigkeit in die Service-Historie der Komponente aufgenommen.
Wartungs-Checkliste auswählen
Im nächsten Schritt definieren Sie, welche Checkliste in das Wartungsprotokoll geladen wird. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü "Wartungsumfang" die passende Checkliste für die zu wartende Komponente aus.
Bitte beachten: Die Wahl eines Wartungsumfangs ist obligatorisch, damit Sie Zugriff auf die jeweils benötigte Wartungs-Checkliste haben!Nun ist die Checkliste für den Wartungsauftrag hinterlegt.
Info: Für die Komponente, die Sie warten möchten, ist keine passende Checkliste hinterlegt? Oder die Checkliste ist nicht mehr aktuell und es müssen Checkpunkte geändert oder ergänzt werden? Als TabTool-Nutzer mit den entsprechenden Administrations-Rechten können Sie Checklisten ganz einfach erstellen oder anpassen. Wie das geht, erklärt der Artikel Checklisten für Wartungstätigkeiten erstellen.Checklisten neu laden
Die Schaltfläche "Checklisten neu laden" ist für Sie relevant, wenn im Checklisten-Editor Änderungen an einer Wartungs-Checkliste vorgenommen wurden, nachdem Sie eine Wartungstätigkeit erstellt haben.
Durch einen Klick auf "Checklisten neu laden" werden ältere Checklisten-Versionen in Ihrer Wartungstätigkeit durch die jeweils aktuellste Version ersetzt.
Aus diesem Grund sollten Sie diese Schaltfläche nicht in älteren, bereits abgeschlossenen Wartungsaufträgen betätigen, da relevante Prüfpunkte ansonsten nachträglich entfallen könnten.
Mängel dokumentieren
Wenn Sie während der Wartung einen Mangel entdecken, können Sie diesen direkt unterhalb der Wartungscheckliste im Formular "Wartungstätigkeit" dokumentieren.
Dazu finden Sie unterhalb der Checkliste den Abschnitt "Dokumentation" mit der Zeile "Mängel".
Vorgehensweise in der TabTool App
Um einen Mangel zu erfassen, klicken Sie in der App auf die Schaltfläche "+ Hinzufügen"
Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen eine Liste der bereits in Ihrem Projekt erfassten Mängel gezeigt wird.
Falls Sie einen oder mehrere dieser Mängel an die Wartungstätigkeit anhängen möchten, markieren Sie diese(n) und tippen Sie anschließend oben rechts im Fenster auf "QV Anlegen" (die Abkürzung QV steht für "Querverweis").
Wenn Sie jedoch einen neuen Mangel anlegen wollen, tippen Sie auf die Schaltfläche "+ Neu Anlegen".
Vorgehensweise in TabTool Office
Wenn Sie in der Web-Anwendung TabTool Office einen neuen Mangel anlegen möchten, klicken Sie in der Wartungstätigkeit im Abschnitt "Dokumentation" auf die Schaltfläche "+". Nutzen Sie hingegen die Schaltfläche
, wenn Sie einen bereits in TabTool eingepflegten Mangel (zum Beispiel aus einer vorangegangenen Inspektion) verknüpfen möchten.
Sämtliche Mängel, die Sie in den Wartungstätigkeiten eines Wartungsauftrages erfassen, werden im Wartungsauftrag auch im Abschnitt "Mängel an diesem Auftrag" aufgeführt.
Wichtig: An dieser Stelle können Sie keine neuen Mängel anlegen oder verknüpfen. Dies ist nur über die Wartungstätigkeiten möglich. Sie erhalten aber eine übersichtliche Liste aller im Rahmen des Wartungsauftrages entdeckten Mängel und können diese bei Bedarf weiter bearbeiten.
Weitere Auftragsdetails erfassen
Im Abschnitt "Auftragsdetails" der Wartungsauftrags-Akte können Sie unter der Liste der Wartungstätigkeiten weitere Details zum Auftrag angeben:
Ergebnisse der Wartung
In einem Freitextfeld können Sie die Ergebnisse der Wartung zusammenfassen. Diese werden dann zu Beginn des von TabTool generierten Wartungsberichts aufgeführt.
App-Ansicht:
Tipp: Um sich Tipp-Arbeit zu sparen beim Benennen der Wartugnsergebnisse zu sparen, können Sie in den Stammdaten Standardtexte (Textbausteine) hinterlegen. Diese können Sie durch einen Klick auf das Symbol
Benötigte Werkzeuge
Wenn Sie angeben möchten, welche Werkzeuge bei der Wartung verwendet wurden, tippen Sie in der App bei "Benötigte Werkzeuge" auf
.
App-Ansicht:
Daraufhin öffnet sich ein Dropdown-Menü, aus dem Sie das verwendete Werkzeug auswählen können.
Auf diese Weise können Sie beliebig viele Werkzeuge hinzufügen. Falls die von Ihnen verwendeten Werkzeuge im Dropdown-Menü nicht aufgeführt werden, können Sie bzw. Ihr TabTool-Admin diese in den TabTool System-Stammdaten ergänzen.
Benötigte Materialien
Auch Material, das Sie im Zusammenhang mit dem Wartungsauftrag aufwenden, können Sie im Wartungsprotokoll erfassen. Tippen Sie dazu in der App bei "Benötigte Materialien" auf.
App-Ansicht:
Daraufhin öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie die Details des Materialverbrauchs eintragen können.
Die Kosten des Materialverbrauchs werden automatisch berechnet, sofern Sie Preis- und Mengenangaben eintragen.
Bilderdokumentation
TabTool PV O&M bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, im Verlauf der Wartung Bilder zu erfassen. Während Fotos von Mängeln und Auffälligkeiten bevorzugt in der entsprechenden Mangelakte oder der zugehörigen Wartungstätigkeit erfasst werden sollten, können Sie im Abschnitt "Bilderdokumentation" alle weiteren Bilder erfassen, die Sie im Kontext des Wartungsauftrages für wichtig halten.
Diese Bilder werden am Ende Ihres Wartungsberichts angezeigt, nach den Wartungstätigkeiten und der Mängeldokumentation.
Bilder, die nur für die interne Informationsweitergabe vorgesehen sind und die nicht im Wartungsbericht auftauchen sollen, können Sie im Abschnitt "Interne Anmerkungen" erfassen.
Unterschrift für den Inspektionsbericht
Nach Abschluss einer Wartung kann die verantwortliche Person in der TabTool-App direkt ihre Unterschrift für den Wartungsbericht hinterlegen.
Dazu tippen Sie auf das Feld 
und geben Ihren Namen sowie Ihre Unterschrift ein.
Anschließend klicken Sie oben rechts im Unterschrift-Fenster auf "Fertig", um Ihre Eingaben zu speichern.
Einen Wartungsbericht erstellen
Wenn alle Ergebnisse der Wartung eingetragen und ggf. noch einmal auf Vollständigkeit und Stimmigkeit geprüft wurden, erstellt TabTool für Sie automatisch einen umfassenden, professionell aufbereiteten Wartungsbericht inklusive Checklisten, Mängelliste (sofern Mängel vorhanden) und Bilderdokumentation. Wie Sie vorgehen, um einen Wartungsbericht zu erstellen, lesen Sie im Artikel Einen PDF-Report erstellen.
DIESE ARTIKEL KÖNNTEN SIE EBENFALLS INTERESSIEREN
War dieser Artikel hilfreich?
Das ist großartig!
Vielen Dank für das Feedback
Leider konnten wir nicht helfen
Vielen Dank für das Feedback
Feedback gesendet
Wir wissen Ihre Bemühungen zu schätzen und werden versuchen, den Artikel zu korrigieren