INHALTSVERZEICHNIS
a) Ortstermin erstellen über einen Auftrag
b) Ortstermin erstellen über die Projektakte
c) Ortstermin erstellen über die Einsatzplanung
a) Nutzung des Ortsterminplaners
b) Aufträge im Ortstermin verknüpfen oder hinzufügen
Für sämtliche Tätigkeiten, die im Außendienst zu erledigen sind, legen Sie in TabTool Aufträge an. In diesen können Sie u.a. angeben, was genau zu tun ist, bis wann es erledigt werden soll und wer für die Durchführung zuständig ist.
Haben Sie sich aber schon einmal gefragt, wo genau Sie beim Auftrag eigentlich angeben können, wann dieser durchgeführt werden soll - also an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit?
Hierfür ist in der Auftrags-Akte nämlich kein Feld vorgesehen, in das Sie diese Informationen eintragen könnten.
Das liegt daran, dass die Terminplanung in TabTool über das Erstellen sogenannter "Ortstermine" erfolgt. Ortstermine enthalten übersichtlich zusammengefasst sämtliche Informationen, die Außendienst-Mitarbeiter für ihren Arbeitstag benötigen:
- Wo findet mein Einsatz heute statt?
- Wann beginnt er und wann soll er planmäßig enden?
- Was ist zu tun? (Ortstermine können mehrere Aufträge umfassen, dazu unten mehr)
Außerdem können Außendienst-Mitarbeiter über den Ortstermin das Wetter vor Ort protokollieren und ihre Arbeits- sowie Fahrtzeiten erfassen.
1. Einen Ortstermin anlegen
Ein Ortstermin kann in TabTool - sowohl im Browser als auch in der App - über das Projekt oder direkt in einem Auftrag erstellt werden. In der Browseranwendung TabTool Office ist es darüber hinaus möglich, einen Ortstermin durch Zuweisung eines Auftrages zur digitalen Plantafel ("Einsatzplanung") zu erstellen.
a) Ortstermin erstellen über einen Auftrag
Wenn Sie einen neuen Auftrag erstellen, finden Sie im Abschnitt "Termine" die Zeile "Ortstermin". Hier können Sie über einen Klick auf
einen neuen Ortstermin erstellen. Über die Schaltfläche 
können Sie den Auftrag mit einem bereits bestehenden Ortstermin verknüpfen.
Wenn Sie einen Ortstermin aus einer Auftragsakte heraus erstellen, wird der entsprechende Auftrag automatisch dem Abschnitt "Durchzuführende Tätigkeiten" in der Ortstermin-Akte hinzugefügt (im folgenden Beispiel-Screenshot zu erkennen an der
hinter "Instandsetzungsauftrag").
b) Ortstermin erstellen über die Projektakte
Sie können einen neuen Ortstermin auch direkt auf der Projektebene erstellen und diesem dann die zu erledigenden Aufträge zuweisen.
Klicken Sie dazu auf die Zeile "Ortstermin" ganz oben in der TabTool PV O&M Projektakte. In der rechten Spalte klicken Sie auf
, um einen neuen Ortstermin anzulegen.
c) Ortstermin erstellen über die Einsatzplanung
Für die einfache und übersichtliche Planung von Außendienst-Einsätzen gibt es in TabTool das Einsatzplanungs-Dashboard, das wie eine digitale Plantafel funktioniert.
Das Einsatzplanungs-Dashboard befindet sich auf der projektübergreifenden Ebene "Starten" am linken Rand der TabTool Benutzeroberfläche. Hier finden Sie es im Abschnitt "Kalender".
Alternativ können Sie die Einsatzplanung über das Schnellwahl-Icon
links oben im Kopfbereich der TabTool-Benutzeroberfläche aufrufen.
Als Gantt-Chart besteht der das Einsatzplanungs-Dashboard aus einem Teamkalender, der die Verfügbarkeiten von einzelnen Mitarbeitern und Außendienst-Teams anzeigt, sowie einem Auftragsstapel. Dieser enthält alle Aufträge eines TabTool-Paketes, die noch nicht einem Ortstermin zugewiesen wurden.
Per Drag & Drop können Aufträge vom Auftragsstapel einem Mitarbeiter /einer Mitarbeitern bzw. einem Außendienst-Team zugewiesen werden. Dazu ziehen sie den Auftrag einfach in das entsprechende Datums-Feld im Teamkalender.
Bei der Zuweisung eines Auftrages in der digitalen Plantafel erstellt TabTool im Hintergrund automatisch einen Ortstermin für den Auftrag.
Sie können den Ortstermin öffnen und bearbeiten, indem Sie auf das Auftragsfeld in der digitalen Plantafel klicken.
Daraufhin öffnet sich in einem Pop-Up-Fenster der Ortsterminplaner, in dem Sie die Details des Ortstermins bearbeiten können (Näheres dazu s.u. im Abschnitt "Aufträge für den Ortstermin planen" -> Nutzung des Ortsterminplaners).
Wenn Sie den Ortstermin direkt in der Ortstermin-Akte bearbeiten möchten, z.B. um Angaben zu einer nötigen Übernachtung und ggf. Hotelbuchung zu machen oder um eine Eintragung im Feld "Wichtige Informationen" zu machen, klicken Sie im Ortsterminplaner links oben auf die Schaltfläche 
.
Ansonsten können Sie den Ortsterminplaner über die Schaltfläche "x" rechts oben schließen, wenn Sie alle gewünschten Angaben gemacht haben. So kehren Sie zurück zum Einsatzplanungs-Dahboard.
2. Den Ortstermin bearbeiten
Wenn Sie in der Projektakte oder in einem Auftrag durch Klick auf
einen neuen Ortstermin erstellen, öffnet sich in der rechten Spalte die Eingabemaske der Ortstermin-Akte:
Der Titel der Ortstermin-Akte setzt sich aus dessen Startzeit sowie einer Bezeichnung zusammen, die Sie in das Feld "Bezeichnung" eintragen können. Es empfiehlt sich, hier eine Tätigkeits- oder Auftragsbezeichnung einzutragen (z.B. "monatliche Begehung").
So ist beim Blick in die Ortstermin-Übersicht (linke Spalte) schnell erkennbar, was bei dem Vor-Ort-Termin erledigt wird.
Datum und Uhrzeit/Termindauer bearbeiten
Das Datum und die Start- sowie Endzeit des Ortstermins können Sie anpassen, indem Sie in die Datumsfelder "Beginn" bzw. "Ende" klicken. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit einem Kalender und zwei Uhrzeit-Feldern.
Das Datum des Ortstermins können Sie anpassen, indem Sie den gewünschten Tag im Kalender auswählen.
Die Beginn- und Endzeiten des Ortstermins ändern Sie, indem Sie auf die Zahl im Feld "Stunde" bzw. "Minute" klicken. Daraufhin öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem Sie die gewünschte Stunden- bzw. Minuten-Angabe auswählen können.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Schließen", um Ihre Datums- bzw. Uhrzeiteingabe zu übernehmen.
Das Terminfeld "Dauer" wird auf Basis der angegebenen Beginn- und Endzeiten automatisch gefüllt.
Zuständige Personen zum Ortstermin hinzufügen
Im nächsten Schritt fügen Sie dem Ortstermin Teilnehmer hinzu. Das heißt, Sie geben an, wer zum Vor-Ort-Termin auf der PV-Anlage anwesend sein und die im Ortstermin aufgeführten Tätigkeiten durchführen wird.
Klicken Sie dazu auf das Relations-Symbol
in der "Teilnehmer"-Zeile.
Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, das in zwei Tabs sämtliche in ihrem TabTool-Paket verfügbaren Kontakte aufgelistet:
- Tab "Kontakte" = alle Kontakte des Projekts, in dem Sie gerade arbeiten
- Tab "Globale Kontakte" = Kontakte aus sämtlichen in TabTool angelegten Projekten
Aktivieren Sie die Checkboxen links neben den Namen der Personen, die Sie dem Ortstermin zuweisen möchten und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
Die hinzugefügten Kontakte werden im Ortstermin nun als "Teilnehmer" aufgeführt.
Die hinzugefügten Teilnehmer werden von TabTool automatisch per E-Mail und In-App-Nachricht darüber informiert, dass Ihnen ein neuer Ortstermin zugewiesen wurde. Zudem werden Sie über Änderungen am Termin und/oder der Uhrzeit des Ortstermins benachrichtigt.
Teilnehmer vom Ortstermin entfernen und weitere Einstellungen
In der Zeile "Teilnehmer" der Ortstermin-Akte finden Sie rechts neben dem Querverweis-Symbol das Menü-Icon
.
Durch einen Klick auf dieses erhalten Sie Zugriff auf weitere Funktionen und Einstellmöglichkeiten:
Wenn Sie hinzugefügte Teilnehmer von einem Ortstermin entfernen möchten, aktivieren Sie per Klick die Checkbox links neben dem Namen des Teilnehmers und öffnen Sie dann das Querverweis-Menu. Dort klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Ausgewählte Kontakte vom Ortstermin entfernen".
Wenn Sie möchten, können Sie einen PDF-Report mit den Kontaktdaten der Teilnehmer des Ortstermins erstellen und herunterladen. Dazu wählen Sie im Querverweis-Menü die Schaltfläche "Report Vorschau für ausgewählte Akten".
In dem Fenster, das sich daraufhin öffnet, klicken Sie auf das PDF-Symbol. 
Daraufhin öffnet sich das PDF, das Sie herunterladen oder ausdrucken können.
Des Weiteren können Sie über das Querverweis-Menü einstellen, wie die Liste der Teilnehmer aussehen soll. Zum Beispiel können Sie sich die Teilnehmer-Daten statt als Listen-Einträge in Form von Kacheln anzeigen lassen:
Die entsprechenden Einstellungen können Sie über den Menüpunkt "Listen-Einstellungen -> Kontakt" im Querverweis-Menü vornehmen. Eine detaillierte Beschreibung, wie Sie dabei vorgehen, finden Sie im Artikel Listeneinstellungen ändern.
Abweichenden Einsatzort eintragen
Ist der Einsatzort ein anderer als der Anlagen-Standort, der in den Projekt-Stammdaten hinterlegt wurde? In diesem Fall können Sie in der Ortstermin-Akte eine abweichende Adresse hinterlegen.
Klicken Sie dazu auf die Checkbox rechts in der Zeile "Ort (wenn abweichend von Anlage)". Dadurch öffnet sich ein Eingabebereich, in dem Sie Adress- und GPS-Daten des Einsatzortes angeben können.
Übernachtung und Hotelbuchung vermerken
Falls für die Anreise zum Vor-Ort-Einsatz eine Übernachtung und ggf. eine Hotelbuchung nötig sind, können Sie dies vermerken, indem Sie die entsprechende Checkbox in der Ortstermin-Akte aktivieren.
In einem Freitext-Feld können Sie zudem wichtige Informationen zum Ortstermin vermerken.
Aufträge für den Ortstermin planen
Die zentrale Funktion des Ortstermins ist es, sämtliche Tätigkeiten, die bei einem Vor-Ort-Einsatz auf einer Photovoltaikanlage zu erledigen sind, zusammenzuführen und übersichtlich aufzulisten.
Es gibt zwei Wege, wie Sie die zu erledigenden Aufträge zum Ortstermin hinzufügen können.
a) Nutzung des Ortsterminplaners
Am schnellsten und einfachsten erledigen Sie dies über den "Ortsterminplaner". Um diesen aufzurufen, klicken Sie in der Ortstermin-Akte im Abschnitt "Durchgeführte Tätigkeiten" auf die Schaltfläche
Der Ortsterminplaner öffnet sich daraufhin in einem Pop-up-Fenster. Dieses führt im oberen Drittel noch einmal die Termin- und Ortsdaten des Einsatzes auf (links) sowie die teilnehmenden Personen.
Darunter befinden sich zwei Listen: Links die Liste der geplanten Aufträge, die vermutlich noch (fast) leer ist und rechts die Liste aller ungeplanten Aufträge Ihres Projekts. Dabei handelt es sich um all jene Aufträge, die noch nicht in einem Ortstermin verplant sind.
Die Liste "Ungeplante Aufträge" können Sie bei Bedarf noch weiter eingrenzen, indem Sie die Checkbox "Nur meine Aufträge anzeigen" aktivieren.
Möchten Sie hier nicht nur die ungeplanten, sondern sämtliche Aufträge Ihres Projekts sehen, entfernen Sie das Häkchen bei der Checkbox "Nur ungeplante Aufträge anzeigen".
Aufträge aus der rechten Liste, die während des Vor-Ort-Einsatzes bearbeitet werden sollen, können Sie nun einfach per Drag & Drop in die Liste "Geplante Aufträge" verschieben.
Dazu klicken Sie auf den entsprechenden Auftrag und ziehen ihn mit gedrückter linker Maustaste nach links auf die Fläche "Keine Einträge vorhanden" bzw. einen der aufgelisteten geplanten Aufträge (wenn Sie den OT aus einer Auftragsakte heraus oder über das Einsatzplanungs-Dashboard angelegt haben, wird links bereits ein geplanter Auftrag gelistet sein).
Auf diese Weise können Sie dem Ortstermin nun beliebig viele Aufträge aus der Liste der ungeplanten Aufträge hinzufügen.
Möchten Sie Aufträge wieder aus der Liste der geplanten Aufträge entfernen? Kein Problem - ziehen Sie den entsprechenden Auftrag einfach per Drag & Drop zurück nach rechts in die Liste der ungeplanten Aufträge.Möchten Sie dem Einsatz darüber hinaus eine Tätigkeit hinzufügen, für die zuvor noch kein Auftrag angelegt wurde, können Sie dies ebenfalls direkt im Ortsterminplaner tun.
Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche
unter der Liste der geplanten Aufträge.
Aus der Dropdown-Liste, die sich nun öffnet, wählen Sie die gewünschte Auftragsart aus.
Nun ist die Schaltfläche
aktiviert, die sich links vom Dropown-Menü befindet. Klicken Sie darauf, um der Liste "Geplante Aufträge" einen neuen Auftrag hinzuzufügen.
Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie den eine Auftragsnummer und einen Betreff eingeben und weitere Details zum neuen Auftrag angeben können (dafür nach unten scrollen).
Wenn Sie alle nötigen Informationen zum neuen Auftrag eingetragen haben, können Sie das Pop-up-Fenster über den X-Button oben rechts schließen oder auf 
klicken, um den Auftrag direkt in der Auftragsakte weiter zu bearbeiten. Beachten Sie jedoch, dass Sie in letzterem Fall den Ortstermin verlassen.
Der neu erstellte Auftrag wird im Ortsterminplaner nun auch in der Liste der geplanten Aufträge angezeigt.
Wenn Sie keine weiteren Aufträge mehr hinzufügen möchten, können Sie den Ortsterminplaner durch einen Klick auf das X-Symbol oben rechts schließen und gelangen so zurück zur Ortstermin-Akte (bzw. zum Einsatzplanungs-Dashboard, falls Sie über dieses auf den Ortsterminplaner zugegriffen haben).
In der Ortstermin-Akte werden die geplanten Aufträge nun durch farbige Zahlen-Marker in der Liste der "Durchgeführte Tätigkeiten" angezeigt.
Durch Klicken auf eine mit einer Zahl versehene Auftragskategorie (z.B. Wartungsauftrag) erhalten Sie eine Übersicht der für den Ortstermin geplanten Aufträge dieser Kategorie.
b) Aufträge im Ortstermin verknüpfen oder hinzufügen
Neben der Nutzung des Ortsterminplaners haben Sie auch die Möglichkeit, durchzuführende Tätigkeiten direkt in der Akte durch das Verknüpfen bestehender Aufträge oder das Erstellen neuer Aufträge hinzuzufügen. Dies ist besonders dann zu empfehlen, wenn Sie nur einzelne Aufträge zum Ortstermin hinzufügen wollen.
Dazu wählen Sie im Abschnitt "Durchgeführte Tätigkeiten" der Ortsterminakte zunächst die gewünschte Auftragskategorie aus und klicken auf diese. In dem Menü, dass sich daraufhin in der rechten Spalte öffnet, wählen Sie die Schaltfläche
, wenn Sie einen bestehenden Auftrag zum Ortstermin hinzufügen möchten und
, wenn Sie einen neuen Auftrag erstellen möchten.
Während sich beim Klick auf
eine neue Auftragsakte öffnet, die Sie mit Informationen zum jeweiligen Auftrag füllen können, erscheint bei der Auswahl des Verknüpfungs-Symbols
eine Liste aller im Projekt befindlichen Aufträge der ausgewählten Kategorie.
Durch Aktivieren der Checkbox neben dem Aktentitel des Auftrages können Sie nun einen oder mehrere Aufträge zum Ortstermin hinzufügen. Klicken Sie dazu nach Ihrer Auswahl auf die Schaltfläche
Wetterdaten eintragen oder abrufen
Da die Wetterdaten zu einem Vor-Ort-Einsatz möglichst aktuell sein sollten, empfiehlt es sich, diese beim Eintreffen am Einsatzort in der TabTool-App zu bearbeiten.
Sollte dies vergessen werden, bietet TabTool Office die Möglichkeit, Wetterdienst-Daten für den hinterlegten Einsatzort automatisiert abzurufen - und das sogar noch bis zu 5 Tage nach dem Einsatztermin.
Klicken Sie dazu im Abschnitt "Wetter" der Ortsterminakte auf den "Neuer Wert".
Daraufhin werden die Wetterdaten für den ausgewählten Zeitpunkt automatisch geladen. Lediglich die Einstrahlungsstärke muss, sofern Sie diese angeben möchten, manuell über ein Dropdown-Menü ausgewählt werden.
Erfassen von Fahrt- und Arbeitszeiten
Im Ortstermin haben Außendienst-Mitarbeiter und -Mitarbeiterinnen die Möglichkeit, die Fahrt- und Arbeitszeit zu dokumentieren, die sie im Rahmen eines Einsatzes aufgewendet haben.
Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie im Artikel Fahrtzeiten und Arbeitszeit erfassen in TabTool.
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