Checklisten für Wartungstätigkeiten erstellen

Geändert am Fr, 17 Mai um 1:54 NACHMITTAGS

INHALTSVERZEICHNIS

Name und Beschreibung eingeben
Übersetzungen für Name und Beschreibung eingeben
Umfang der Checkliste definieren

Einen neuen Checkpunkt oder ein neues Kapitel erstellen
Was bedeuten die Antwort-Typen?
Verschieben / neu anordnen von Kapiteln und Checkpunkten
Kapitel und Checkpunkte in weitere Sprachen übersetzen
Dropdown-Listen von Checkpunkten erweitern
Im Menü "Checkpunkte bearbeiten" können Sie bei Checkpunkten mit Dropdown-Menüs die vorgegebenen Antwort-Optionen des Dropdowns um weitere Antwort-Möglichkeiten erweitern.
Kapitel und Checkpunkte umbenennen
Kapitel und Checkpunkte ausblenden oder löschen

Bei TabTool PV O&M haben Sie die Möglichkeit, Wartungs-Checklisten exakt an Herstellervorgaben und eigene Best Practices anzupassen. Hierfür stehen vorgefertigte Checklisten-Bausteine zur Verfügung, die individuell kombiniert und bei Bedarf um eigene Prüfpunkte erweitert werden können. So enthalten Wartungs-Checklisten für Ihre Service-Mitarbeiter/innen nur genau jene Prüfpunkte, die für sie relevant sind.

Um Wartungs-Checklisten zu erstellen und zu bearbeiten, melden sich in der Web-Anwendung TabTool Office an und öffnen das System-Menü. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "Checklisten".

Checklisten definieren

Um eine Wartungs-Checkliste zu erstellen oder zu bearbeiten, klicken Sie im Checklisten-Menü auf die Schaltfläche "Wartungstätigkeiten".

Info: Neben Wartungs-Checklisten können Sie auch Checklisten für Inspektionen erstellen und bearbeiten. Wir Sie dabei vorgehen, erfahren Sie im Artikel Inspektions-Checklisten bearbeiten.

Im Menü "Listen" in der rechten Spalte werden Sie bereits einige vordefinierte Listen finden, die Sie bearbeiten können, um sie an Ihren spezifischen Bedarf anzupassen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, durch Klicken der Schaltflächeeine neue Checkliste zu erstellen.

Folgende Bearbeitungsmöglichkeiten stehen sowohl bei bestehenden als auch bei neu angelegten Listen zur Verfügung:

Name und Beschreibung eingeben

Sie können für jede Liste einen Namen und eine Beschreibung angeben bzw. bestehende Angaben nach Wunsch ändern.

Übersetzungen für Name und Beschreibung eingeben

Wenn Sie Checklisten in anderen Sprachen als Deutsch zur Verfügung stellen möchten, können Sie Übersetzungen für den Namen und die Beschreibung der Checkliste eingeben.

Klicken Sie dazu auf das blaue Dreieckneben der Spracheinstellung "Deutsch". Daraufhin öffnen sich Textfelder, in die Sie die entsprechende Übersetzung eintragen können.

Umfang der Checkliste definieren

Im nächsten Schritt können Sie den Umfang der Checkliste definieren. Wählen Sie dazu zunächst aus, welche der angezeigten Kapitel in der Checkliste enthalten sein sollen. Wenn Sie ein Kapitel entfernen möchten, deaktivieren Sie dessen Checkbox auf der rechten Seite.

Da wir in unserem Beispiel eine Wartungs-Checkliste für einen Strangwechselrichter erstellen möchten, deaktivieren wir die Checkbox neben dem Kapitel "Zentral-Wechselrichter".

Durch Anklicken des schwarzen Pfeilslinks neben der Checkbox des Kapitels "Strang-Wechselrichter" werden alle im Kapitel enthaltenen Checkpunkte angezeigt. Checkpunkte, die wir nicht benötigen, entfernen wir durch deaktivieren der entsprechenden Checkbox aus der Liste.

Checkpunkte bearbeiten

Vermissen Sie in der von Ihnen verwendeten Checklisten-Vorlage wichtige Checkpunkte oder möchten Sie vorhandene Checkpunkte einer Wartungs-Checkliste umbenennen? Dann öffnen Sie im Menü "Wartungstätigkeiten" des Checklisten-Editors das Untermenü "Checkpunkte bearbeiten".

In der rechten Spalte werden Ihnen nun alle bereits in TabTool verfügbaren Checklisten-Kapitel und die zugehörigen Checkpunkte angezeigt.

Einen neuen Checkpunkt oder ein neues Kapitel erstellen

Sie können Wartungs-Checklisten um beliebig viele zusätzliche Checkpunkte und Kapitel erweitern.

Das Textfeld zum Erstellen eines neuen Checklisten-Kapitels befindet sich am Ende der Checklisten-Übersicht.

Um ein neues Kapitel zu erstellen, tragen Sie die gewünschte Bezeichnung in das Textfeld ein und klicken Sie anschließend auf "+".

Um einem Kapitel einen weiteren Checkpunkt hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Bezeichnung "Neuer Checkpunkt", die sich am Ende eines jeden Checklisten-Kapitels befindet.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie unter "Name" den gewünschten Text für den Checkpunkt eingeben können.

Außerdem können Sie hier den Antwort-Typ für den Checkpunkt wählen: Dropdown-Menü, Text oder Textarea.

Was bedeuten die Antwort-Typen?

Dropdown: Für die Bearbeitung des Checkpunktes ist es nötig, eine vorgegebene Antwort-Option aus einem Dropdown-Menü auszuwählen.

Beispiel:

Text: Für die Bearbeitung des Checkpunktes muss ein einzeiliges Textfeld ausgefüllt werden, das die Eingabe einer begrenzten Zeichenzahl ermöglicht. Diese Antwort-Option eignet sich besonders für Checkpunkte, bei denen z.B. ein Messwert oder Datum abgefragt wird.

Beispiel:

Textarea: Diese Antwort-Option stellt zur Bearbeitung des Checkpunktes ein Eingabefeld für beliebig lange Texte zur Verfügung. Sie sollte immer dann verwendet werden, wenn zu einem Prüfpunkt möglicherweise umfassendere Angaben gemacht werden müssen.

Beispiel:

Info: Für Textarea-Eingabefelder können TabTool-Nutzer in den Stammdaten Textbausteine hinterlegen, die über das Symbol neben dem Eingabefeld abgerufen werden können. Textbausteine ermöglichen es, Vorlagen für häufig verwendete Texte automatisch in die Textarea einzugeben.

Nachdem Sie einen Namen und einen Antwort-Typ für den neuen Checkpunkt eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Vorgang abzuschließen. Nun wird der Checkpunkt in der Checklisten-Übersicht angezeigt und kann bei Bedarf weiter bearbeitet werden.

Hinweis: Denken Sie daran, neu erstellte Checkpunkte im Listen-Menü zu aktivieren (siehe Abschnitt "Umfang der Checkliste definieren"), damit diese auch im Wartungsauftrag angezeigt werden!

Weitere Bearbeitungs-Optionen für Checkpunkte:

Verschieben / neu anordnen von Kapiteln und Checkpunkten

Sie können die Reihenfolge einzelner Checkpunkte oder auch ganzer Kapitel verändern.

Dazu klicken Sie auf das-Symbol vor dem entsprechenden Checkpunkt bzw. der Kapitel-Überschrift und ziehen den Checkpunkt bzw. das Kapitel bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte neue Position.

Bei Bedarf können Sie sogar Checkpunkte in ein anderes Kapitel verschieben.

Kapitel und Checkpunkte in weitere Sprachen übersetzen

Für von TabTool vorgegebene Checkpunkte und Kapitelüberschriften liegen standardmäßig Übersetzungen in Englisch und Spanisch vor. Falls Sie die Bezeichnung eines Checkpunktes bzw. eines Kapitels ändern, sollten Sie gleichzeitig auch die Übersetzung anpassen, sofern es Nutzer gibt, die TabTool in einer anderen Sprache als Deutsch verwenden.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Übersetzungen in weitere vom System unterstützte Sprachen einzurichten.

Klicken Sie dazu in der Detailansicht eines Checkpunktes bzw. einer Kapitelüberschrift (rechte Spalte) auf das Pfeil-Symbol rechts neben der Sprachangabe. Daraufhin öffnet sich ein Übersetzungs-Menü, in dem Sie Übersetzungen für alle vom System unterstützten Sprachen eintragen bzw. bearbeiten können.

Auch die Dropdown-Liste mit den Antwort-Optionen eines Checkpunktes können Sie bei Bedarf in weitere Sprachen übersetzen.

Wählen Sie dazu den entsprechenden Checkpunkt in der Checklisten-Übersicht aus. In der Detail-Ansicht des Checkpunktes in der rechten Spalte wird Ihnen nun auch das für den Checkpunkt hinterlegte Dropdown-Menü angezeigt. Darunter finden Sie ein freies Textfeld. In dieses können Sie eine zusätzliche gewünschte Antwort-Option eintragen.

Sie können beliebig viele zusätzliche Dropdown-Einträge erstellen. Beachten Sie jedoch, dass die Liste ab einer gewissen Zahl von Einträgen unübersichtlich wird. Selbst erstellte Einträge können Sie bei Bedarf wieder löschen. Bei den von TabTool vorgegebenen Einträgen ist dies nicht möglich.

Falls es in Ihrem TabTool-Paket Nutzer gibt, die die Software in anderen Sprachen als Deutsch verwenden, ist es ratsam, durch einen Klick auf das Pfeil-Symbol rechts neben der Sprachangabe eines neuen Dropdown-Eintrages direkt die entsprechende Übersetzung zu hinterlegen.

Kapitel und Checkpunkte umbenennen

Wenn die Bezeichnung eines Checkpunktes oder eines Checklisten-Kapitels für Sie nicht (mehr) passt, können Sie diesen bzw. dieses Kapitel ganz einfach umbenennen.

Klicken Sie dazu in die Zeile des Checkpunktes bzw. des Kapitels. In der rechten Spalte öffnet sich daraufhin eine Detailübersicht zu diesem Checkpunkt bzw. Artikel. Klicken Sie in das Textfeld mit der Bezeichnung des Checkpunktes bzw. des Kapitels und überschreiben Sie den bestehenden Eintrag mit der gewünschten neuen Bezeichnung. Diese wird vom System automatisch gespeichert.

Kapitel und Checkpunkte ausblenden oder löschen

Wenn Sie feststellen, dass Sie einzelne Checkpunkte einer Checkliste oder gar ganze Prüfkapitel nicht bzw. nicht mehr benötigen, können Sie diese auf zwei Arten aus den Checklisten für Wartungstätigkeiten entfernen:

a) Checkpunkte / Kapitel löschen

Wenn Sie sicher sind, dass Sie einen Checkpunkt bzw. ein Prüf-Kapitel nicht benötigen, können Sie diesen / dieses löschen. Wählen Sie dazu den Checkpunkt / das Kapitel in der Checklisten-Übersicht aus und klicken Sie in der Detail-Ansicht in der rechten Spalte auf das Lösch-Symbol.

Es erscheint ein Hinweis-Fenster, indem Sie aufgefordert werden, das Löschen des Checkpunktes / Kapitels zu bestätigen oder die Aktion abzubrechen. Falls der Checkpunkt /das Kapitel bereits in einem oder mehreren Inspektionsaufträgen ausgefüllt wurde, werden Sie im Hinweis-Fenster darüber informiert.

In welchen Aufträgen der Checkpunkt /das Kapitel ausgefüllt wurde, können Sie der Detail-Ansicht des Checkpunktes /Kapitels entnehmen.

Bevor Sie einen Checkpunkt /ein Kapitel löschen, der /das in einem Inspektionsauftrag ausgefüllt wurde, sollten Sie sicherstellen, dass der finale Prüfbericht für diesen Auftrag bereits erstellt wurde. Denn durch das Löschen eines Checkpunktes / Kapitels entfällt dieser /dieses auch rückwirkend in allen bereits bearbeiteten Checklisten - zusammen mit den darin vorgenommenen Einträgen.

b) Checkpunkte ausblenden

Anstatt Checkpunkte zu löschen, können Sie diese auch einfach ausblenden bzw. "verstecken". Diese werden dann zwar noch in den Checklisten-Einstellungen aufgelistet, aber nicht mehr in den ausfüllbaren Checklisten im Wartungsauftrag angezeigt.

Besonders bei Checkpunkten, die bereits in einigen Wartungsaufträgen ausgefüllt wurden, ist das Ausblenden somit eine gute Alternative zum Löschen des Checkpunktes.

Um einen Checkpunkt auszublenden, klicken Sie in den Checkpunkt-Details auf die Schalt-
fläche. Diese befindet sich direkt neben dem Lösch-Symbol.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie gebeten werden, das Ausblenden des Checkpunktes zu bestätigen oder die Aktion abzubrechen.

Wenn Sie auf "Verstecken" klicken, ist der Checkpunkt in der Checklisten-Übersicht durchgestrichen und mit einem-Symbol markiert. Daran erkennen Sie, dass Sie ihn erfolgreich ausgeblendet haben und er somit nicht mehr im Inspektionsauftrag angezeigt wird.

Falls Sie den Checkpunkt zu einem späteren Zeitpunkt wieder einblenden möchten, rufen Sie ihn
im Menü "Checkpunkte bearbeiten" auf und klicken Sie in den Checkpunkt-Details auf die Schaltfläche.