Einen Inspektionsauftrag anlegen

INHALTSVERZEICHNIS

• Umfang des Auftrages definieren
• Checklisten im Inspektionsauftrag einrichten
• Checklisten neu laden
• Terminierung und Fristsetzung
• Beteiligte angeben
• Auftragsdetails: Inspektionsergebnisse und benötigte Werkzeuge
• Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Werkzeug, das Sie angeben möchten. 
• Checklisten bearbeiten und Inspektion protokollieren
• Mängel dokumentieren
• Bilderdokumentation
• Unterschrift für den Inspektionsbericht
• Einen Inspektionsbericht bzw. Prüfbericht erstellen

Mithilfe des Inspektionsauftrages von TabTool PV O&M ist es ganz einfach, die Inspektion einer Solaranlage lückenlos zu dokumentieren, Mängel für die Weiterbearbeitung zu erfassen und schließlich mit wenigen Klicks einen umfassenden, professionell aufbereiteten Prüfbericht zu erstellen. In diesem Artikel erläutern wir Schritt für Schritt, wie Sie einen Inspektionsauftrag in TabTool anlegen.

Melden Sie sich in der Web-Anwendung TabTool Office oder in der TabTool App an, um einen neuen Inspektionsauftrag zu erstellen. In diesem Artikel werden wir beispielhaft das Vorgehen in TabTool Office beschreiben.

Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie den Inspektionsauftrag erstellen möchten und klicken Sie im oberen Bereich der Projektakte auf "Aufträge" sowie in der rechts erscheinenden Auftragsliste auf "Inspektionsaufträge".

anschließend klicken Sie in der rechten Spalte oben links auf die Schaltfläche, um einen neuen Inspektionsauftrag anzulegen.

Geben Sie dem neuen Inspektionsauftrag zunächst eine Auftragsnummer (optional) und einen aussagekräftigen Betreff, z.B. "Halbjahresinspektion 1/2024".

Im Feld "Beschreibung" können Sie den Leistungsumfang des Auftrages genauer beschreiben bzw. die einzelnen enthaltenen Leistungen aufzählen. Diese Angaben erscheinen dann als Information für Ihre Kunden bzw. Stakeholder am Anfang des Inspektionsberichts.

Tipp: Um die Leistungsbeschreibung nicht bei jeder artgleichen Inspektion neu eingeben zu müssen, können Sie für diese in den Stammdaten Textbausteine hinterlegen. Diese können Sie durch einen Klick auf das Symbol automatisch in das Textfeld laden. 

Umfang des Auftrages definieren

Im nächsten Schritt definieren Sie, welche Checklisten in das Inspektionsprotokoll geladen werden. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü "Dienstleistungspaket" die Dienstleistung aus, die im Rahmen des Auftrages durchgeführt wird, z.B. "Erstbegehung" oder "Halbjahresinspektion".

Bitte beachten: Die Wahl eines Dienstleistungspakets ist obligatorisch, damit Sie im Inspektionsauftrag Zugriff auf die jeweils benötigten Checklisten haben!

Falls neben den Standard-Leistungen des gewählten Dienstleistungspakets, also z.B. der Halbjahresinspektion, noch weitere Prüfungen durchgeführt werden sollen, z.B. eine Thermografie, klicken Sie im Abschnitt "Dienstleistungspaket Optionen" auf "Neuer Wert". 

Daraufhin erscheint ein Dropdown-Menü, in dem Sie die Zusatz-Leistung auswählen können.

Durch die Auswahl des Dienstleistungspaketes sowie gegebenenfalls einer Dienstleistungs-Option werden automatisch die dafür benötigten Checklisten in das Auftragsformular geladen.

Info: Sie möchten neue Dienstleistungspakete bzw. Dienstleistungs-Optionen hinzufügen oder Checklisten für bereits bestehende Dienstleistungen ändern? Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie im Artikel Inspektions-Checklisten bearbeiten.

Checklisten im Inspektionsauftrag einrichten

Grundsätzlich haben Sie zwei Möglichkeiten, mit den Checklisten des Inspektionsauftrages zu arbeiten:

A) Sie können eine zentrale Checkliste für die gesamte Solaranlage nutzen und Abweichungen vom Soll-Zustand in Form von Mängel-Akten festhalten, die Sie mit den jeweils betroffenen Komponenten verknüpfen.

-> Diese Variante empfiehlt sich eher für kleine Solaranlagen und für eher oberflächliche Inspektionen (z.B. Quartals-Sichtinspektionen)

Wenn Sie die Checklisten auf diese nutzen möchten, aktivieren Sie diese im Inspektionsprotokoll, indem Sie auf das "+" rechts neben dem Prüfbereich klicken.

Die Checkliste für den entsprechenden Prüfbereich wird nun in der rechten Spalte angezeigt.

B) Für eine besonders gründliche Prüfung und Dokumentation können Sie für jede Komponente, die bei der Inspektion geprüft werden soll, eine eigene Checkliste im Prüfprotokoll anlegen.

Besonders schnell und einfach geht dies über die Schaltfläche "Komponenten zuweisen", die Sie im grau hinterlegten Feld mit dem Titel "Checklisten einrichten" finden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen Sie in den nächsten Schritten zunächst den gewünschten Komponententyp ...

... und anschließend die für die Prüfung relevanten Komponenten aus.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl schließlich mit einem Klick auf die Schaltflächeam Ende der Komponentenliste.

Falls Sie Einzel-Checklisten für weitere Komponententypen anlegen möchten, klicken Sie auf 

"+ nächster Komponententyp" und wiederholen Sie den oben beschriebenen Vorgang.

Wenn Sie alle relevanten Komponenten ausgewählt haben, klicken Sie auf "+ Anlegen", um für jede der Komponenten eine Checkliste mit den für Sie relevanten Prüfpunkten anzulegen.

Nun ist im Inspektionsprotokoll für jede der zuvor ausgewählten Komponenten eine eigene Prüfliste hinterlegt, die sich durch einen Klick auf den entsprechenden Listeneintrag in der rechten Spalte öffnet.

Alternativ können Sie Checklisten für einzelne Komponenten auch einrichten, indem Sie zunächst eine Checkliste für einen Prüfbereich eröffnen ...

 ... und diese dann mit Komponenten des Prüfbereichs verknüpfen. Dafür klicken Sie über der Checkliste auf die Schaltfläche

Checklisten neu laden

Die Funktion "Checklisten neu laden" ist für Sie relevant, wenn im Checklisten-Editor Änderungen an einem Dienstleistungspaket oder einer Dienstleistungs-Option vorgenommen wurden, nachdem Sie einen Inspektionsauftrag erstellt haben.

Durch einen Klick auf "Checklisten neu laden" werden ältere Checklisten-Versionen in Ihrem Inspektionsauftrag durch die jeweils aktuellste Version ersetzt.

Aus diesem Grund sollten Sie diese Schaltfläche nicht in älteren, bereits abgeschlossenen Inspektionsformularen betätigen, da relevante Prüfpunkte ansonsten nachträglich entfallen könnten.

Terminierung und Fristsetzung

Wenn Sie bereits einen konkreten Termin für die Durchführung der Inspektion planen möchten, erstellen Sie einen sogenannten "Ortstermin", indem Sie im Abschnitt "Termine" auf das "+" klicken.

Falls Sie den Inspektionsauftrag zu einem bestehenden Ortstermin hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche .

Eine Ausführliche Anleitung zum Anlegen eines Ortstermins lesen Sie im Artikel Einsätze planen mit dem Ortstermin. 

Wenn Sie noch keinen konkreten Termin für die Durchführung der Inspektion planen möchten, können stattdessen eine Frist angeben, bis wann der Auftrag erledigt werden soll. Zudem können Sie eine Prioritätseinstufung für den Auftrag vornehmen.

Durch das Setzen einer Frist wird der Inspektionsauftrag nun im Fristenkalender angezeigt, den Sie am linken Rand der TabTool-Benutzeroberfläche auf der projektübergreifenden Ebene "Starten" finden. 

Beteiligte angeben

Im Abschnitt "Beteiligte" geben Sie an, wer die Inspektion durchführt und gegebenenfalls, wer am Ende die Vollständigkeit des Inspektionsberichts kontrolliert.

Gut zu wissen: Wenn Sie für den Inspektionsauftrag einen Ortstermin erstellen oder verknüpfen und in diesem Teilnehmer (zuständige Personen) angeben, werden diese automatisch als "Beteiligte hinzugefügt.

Die entsprechenden Personen bzw. Kontakte können Sie über die Schaltfläche verknüpfen oder über "+" neu anlegen und hinzufügen, falls die Person noch nicht als Kontakt in TabTool eingetragen ist.

Auftragsdetails: Inspektionsergebnisse und benötigte Werkzeuge

Im Abschnitt "Auftragsdetails" können Sie die Ergebnisse der Inspektion sowie die dafür benötigten Werkzeuge dokumentieren.

Für den Ergebnis-Eintrag können Sie im System-Menü Textbausteine hinterlegen, die Sie bei Bedarf durch einen Klick auf das Symbol rechts neben dem Textfeld einfügen und bearbeiten können.

Wenn Sie bei der Inspektion verwendete Werkzeuge angeben möchten, klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf "Neuer Wert". Daraufhin öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem Sie ein Werkzeug auswählen können. 

Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Werkzeug, das Sie angeben möchten. 

Info: Sie vermissen das von Ihnen verwendete Werkzeug im Dropdown-Menü? Kein Problem, als Nutzer mit Administrationsrechten können Sie im Admin-Menü "Stammdaten" beliebig viele Werkzeuge zur Liste hinzufügen. Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag Dropdownlisten bearbeiten.

Checklisten bearbeiten und Inspektion protokollieren

Wenn Sie eine Checkliste ausfüllen bzw. bearbeiten möchten, um die entsprechende Prüfung zu protokollieren, klicken bzw. tippen (in der App) Sie einfach auf den Namen der Checkliste im Inspektionsauftrag. Daraufhin öffnet sich in der rechten Spalte die eigentliche Checkliste.

Die meisten Checkpunkte weisen ein Dropdown-Menü auf, in dem Sie durch anklicken bzw. antippen des Dropdown-Feldes den passenden Eintrag auswählen können.

Falls Ihnen in einem oder mehreren Dropdown-Menüs bestimmte Antwortmöglichkeiten fehlen, können Sie diese als Nutzer mit Administrator-Rechten selbstständig hinzufügen. Wie das geht, beschreibt der Beitrag Inspektions-Checklisten bearbeiten.

Mängel dokumentieren

Wenn Sie während der Inspektion einen Mangel entdecken, können Sie diesen direkt in der Checkliste dokumentieren, in der Sie gerade arbeiten.

Dazu finden Sie unterhalb der Liste der Prüfpunkte den Abschnitt "Dokumentation" mit der Zeile "Mängel".

Vorgehensweise in der TabTool App

Wenn Sie einen neuen Mangel anlegen möchten, klicken Sie in der App auf die Schaltfläche 
"+ Hinzufügen"

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen eine Liste der bereits in Ihrem Projekt erfassten Mängel gezeigt wird. 

Falls Sie einen oder mehrere dieser Mängel an die Checkliste anhängen möchten, markieren Sie diese(n) und tippen Sie anschließend oben rechts im Fenster auf "QV Anlegen" (die Abkürzung QV steht für "Querverweis").

Wenn Sie jedoch einen neuen Mangel anlegen wollen, tippen Sie auf die Schaltfläche "+ Neu Anlegen".

Vorgehensweise in TabTool Office

Wenn Sie in der Web-Anwendung TabTool Office einen neuen Mangel anlegen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "+". Nutzen Sie hingegen die Schaltfläche, wenn Sie einen bereits in TabTool eingepflegten Mangel (zum Beispiel aus einer vorangegangenen Inspektion) an die Checkliste anhängen möchten.

Sämtliche Mängel, die Sie in den Checklisten eines Inspektionsauftrages erfassen, werden im Inspektionsauftrag auch im Abschnitt "Mängel an diesem Auftrag" aufgeführt.

Wichtig: An dieser Stelle können Sie keine neuen Mängel anlegen oder verknüpfen. Dies ist nur über die Checklisten der jeweiligen Prüfpunkte möglich. Sie erhalten aber eine übersichtliche Liste aller im Rahmen des Inspektionsauftrages entdeckten Mängel und können diese bei Bedarf weiter bearbeiten.

Bilderdokumentation

TabTool PV O&M bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, im Verlauf der Inspektion Bilder zu erfassen. Während Fotos von Mängeln und Auffälligkeiten bevorzugt in der entsprechenden Mangelakte oder der zugehörigen Checkliste erfasst werden sollten, können Sie im Abschnitt "Bilderdokumentation" alle weiteren Bilder erfassen, die Sie im Kontext des Inspektionsauftrages für wichtig halten.

Diese Bilder werden am Ende Ihres Inspektionsberichts angezeigt, nach den Checklisten und der Mängeldokumentation.

Bilder, die nur für die interne Informationsweitergabe vorgesehen sind und die nicht im Inspektionsbericht auftauchen sollen, können Sie im Inspektionsauftrag im Abschnitt "Interne Anmerkungen" erfassen.

Unterschrift für den Inspektionsbericht

Nach Abschluss einer Inspektion kann die für die Prüfung verantwortliche Person in der TabTool-App direkt ihre Unterschrift für den Inspektionsbericht hinterlegen.

Dazu tippen Sie auf das Feld und geben Ihren Namen sowie Ihre Unterschrift ein.

Anschließend klicken Sie oben rechts im Unterschrift-Fenster auf "Fertig", um Ihre Eingaben zu speichern.

Einen Inspektionsbericht bzw. Prüfbericht erstellen

Wenn alle Ergebnisse der Inspektion eingetragen und ggf. noch einmal auf Vollständigkeit und Stimmigkeit geprüft wurden, erstellt TabTool für Sie automatisch einen umfassenden, professionell aufbereiteten Inspektionsbericht inklusive Checklisten, Handlungsempfehlungen, Mängelliste und Bilderdokumentation. Wie Sie vorgehen, um einen Inspektionsbericht zu erstellen, lesen Sie im Artikel Einen PDF-Report erstellen.

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