Wiederkehrende Prüfungen: Inspektionen und Wartungen automatisiert planen

Geändert am Fr, 17 Mai um 9:36 VORMITTAGS

INHALTSVERZEICHNIS

Umfang der Auftragsserie definieren
Turnus und Startpunkt
Aktion vor Erreichen einer Auftragsfrist festlegen
Initiale Daten eintragen

Wiederkehrende Prüfung löschen

TabTool PV O&M kann das Planen und Erstellen von regelmäßigen Prüfungen für Sie übernehmen. Dadurch sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass keiner der vorgeschriebenen Prüftermine vergessen wird. Im Folgenden lesen Sie, wie Sie beim Erstellen einer Wiederkehrenden Prüfung vorgehen.

Was ist eine Wiederkehrende Prüfung?

Bei einer Wiederkehrenden Prüfung handelt es sich in TabTool PV O&M um eine Serie von Inspektions- oder Wartungsaufträgen, die sich ausgehend von einem vorgebebenen Start-Termin oder -Ereignis in einem regelmäßigen, vorgegebenen Turnus wiederholt. Die Anzahl der in der Zukunft angelegten Wiederholungen des Auftrags wird vom Nutzer vorgegeben.

Die Wiederkehrende Prüfung ist somit ein ideales Instrument, um z.B. Wiederholungsprüfungen nach DGUV 3 und regelmäßige Wartungen von PV-Komponenten zu planen.

Anlegen einer Wiederkehrenden Prüfung

Um eine Wiederkehrende Prüfung anzulegen, melden Sie sich in der Web-Anwendung TabTool Office an und öffnen das System-Menü. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "PV Wiederkehrende Prüfungen".

Im Menü "PV Wiederkehrende Prüfungen" klicken Sie auf, um eine neue Auftrags-Serie zu erstellen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie von einem Auftragsplanungs-Assistenten durch die Erstellung einer Wiederkehrenden Prüfung geleitet werden.

Umfang der Auftragsserie definieren

Wählen Sie zunächst den Auftragstyp für die Wiederkehrende Prüfung, indem Sie auf die entsprechende Zeile klicken ("Inspektionsauftrag" oder "Wartungsauftrag").

Anschließend geben Sie an, in welchem bzw. welchen Projekt(en) die Wiederkehrende Prüfung erstellt werden soll. Klicken Sie hier entweder auf "Alle Projekte" oder auf ein bestimmtes Projekt in der Liste.

Nun wählen Sie den Inspektions- bzw. Wartungsumfang der Wiederkehrenden Prüfung aus. Die angezeigten Optionen entsprechen den in Ihrem TabTool-Paket vorhandenen Wartungs- bzw. Inspektionschecklisten.

Inspektion

Bei einer Wartung wählen Sie den Wartungsumfang per Dropdown an den zu wartenden Komponenten aus.

Wartung

Nun geben Sie an, welche Komponententypen Sie im Rahmen der Auftragsserie prüfen bzw. warten möchten ...

... und anschließend, ob die Auftragsserie sich auf alle vorhandenen Komponenten eines Typs oder nur auf einzelne Komponenten bezieht.

Bei Wartungen können Sie im nächsten Schritt zudem entscheiden, ob Sie alle ausgewählten Komponenten gesammelt in einem Auftrag prüfen möchten (dies ist das übliche Vorgehen bei Inspektionen) oder ob Sie für jede Komponente ein eigenes Prüfformular angelegen möchten (wie es z.B. bei Wartungen oft der Fall ist).

Nachdem Sie sich für eine Bedingung für das Anlegen der Auftragsserie entschieden haben, gelangen Sie zu einem Formular, das Ihre bisherigen Abgaben unter dem Titel "Umfang der Auftragsserie" zusammenfasst.

Turnus und Startpunkt

Unter dieser Zusammenfassung finden Sie Textfelder, in die Sie eine Bezeichnung für die Wiederkehrende Prüfung sowie den Turnus der Wiederholung eintragen können.

Per Dropdwon-Menü wählen Sie außerdem das Datum bzw. Ereignis aus, das als Startpunkt für die Berechnung des Wiederholungsturnus dient.

Dabei stehen unter anderem die folgenden Optionen zur Verfügung:

Letzte Frist des Auftrags: Die im aktuellen Auftrag zuletzt gesetzte Durchführungsfrist (bzw. bei Neu-Anlage der Serie eine frei wählbare erste Frist) dient als Ausgangspunkt für die Berechnung des nächsten Termins in der Auftragsserie. Bei dieser Startpunkt-Option kann jeweils nur ein Auftrag in der Zukunft geplant werden.

Letzte Auftragsdurchführung (Datum des Ortstermins): Wenn der Status des aktuellen Auftrages auf "abgeschlossen" (grüner Marker) gesetzt wird, wird der nächste Termin in der Auftragsserie auf der Basis des im aktuellen Auftrag verknüpften Ortstermins berechnet. Auch bei dieser Option kann der Termin für die erste Ausführung der Serie frei gesetzt werden.

Bei allen Startpunkt-Optionen außer den beiden oben genannten können Sie im nächsten Abschnitt des Formular zudem festlegen, wie viele Folgeaufträge im angegebenen Turnus automatisch vorgeplant werden sollen:

Aktion vor Erreichen einer Auftragsfrist festlegen

Im Formularabschnitt "Aktion vor Erreichen der nächsten Frist" können Sie eine oder mehrere Aktionen planen, die ausgeführt werden, sobald der nächste Auftrag einer wiederkehrenden Prüfung bevor steht.

Sie können ...

im entsprechenden TabTool-Projekt ein Ticket anlegen lassen, das auf den anstehenden Termin hinweist
eine Erinnerungs-Mail und/oder App-Benachrichtigung an den für den Auftrag zuständigen Kontakt senden
den Status der neuen Auftragsakte automatisch auf "offen" (roter Marker) setzen lassen

Aktivieren Sie dafür die entsprechenden Checkboxen und geben Sie im Freitextfeld über der Auswahl ein, wie viele Werktage vor der Auftragsfrist die Aktion(en) durchgeführt werden soll(en).

Initiale Daten eintragen

Im letzten Abschnitt des Einrichtungsformulars für die Wiederkehrende Prüfung können Sie initiale Daten eintragen, die in jedem zukünftigen Auftrag der Auftragsserie vorausgefüllt werden.

Für die Auftragsnummer und den Betreff macht das System Standard-Vorgaben (erkennbar an den eingetragenen Platzhaltern). Diese können Sie jedoch bei Bedarf ändern.

Wenn vor dem Erreichen der nächsten Auftragsfrist Erinnerungs-Benachrichtigungen versendet werden sollen, müssen Sie in den initialen Daten das Feld "Durchgeführt von" ausfüllen.

Klicken Sie dazu auf die Schaltflächein der Zeile "Durchgeführt von". Es erscheint ein Dropdown-Menü, in dem Sie die verantwortliche Person auswählen können.

Alle anderen Felder der initialen Daten sind optional.

Sobald Sie alle gewünschten Angaben gemacht haben, klicken Sie auf, um das Erstellen der Wiederkehrenden Prüfung abzuschließen.

Tipp: Falls die neu angelegte Auftragsserie noch nicht in der Liste der Wiederkehrenden Prüfungen aufgeführt wird, laden Sie die Seite über den Refresh-ButtonIhres Browsers neu. Nun sollte die neue Wiederkehrende Prüfung am Ende der Liste aufgeführt sein.

Wiederkehrende Prüfung bearbeiten

Um eine bestehende Auftragsserie zu bearbeiten, suchen Sie diese in der Liste der Wiederkehrenden Prüfungen und klicken im Listeneintrag rechts auf das Einstellungs-Symbol

Sie befinden sich nun wieder in dem Formular, das Ihnen bei der Erstellung der Wiederkehrenden Prüfung nach Abschluss des Auftragsplanungs-Assistenten angezeigt wurde.

Hier können Sie nun die zuvor gemachten Angaben bearbeiten, um Änderungen vorzunehmen.

Wenn Sie Daten aus dem Abschnitt "Umfang der Auftragsserie" ändern möchten, klicken Sie oben im Fenster auf die Schaltfläche. Nun werden Sie wieder durch die letzten Schritte des Auftragsplanungs-Assistenten geführt, um diese zu bearbeiten zu können.

Hinweis: Das Projekt und die Auftragsart einer Wiederkehrenden Prüfung lassen sich nicht mehr ändern, nachdem diese angelegt wurde. Um diese Angaben zu ändern, müssen Sie die bestehende Auftragsserie löschen und eine neue anlegen.

Abschließend gelangen Sie wieder zum Übersichts-Formular der Auftragsserie und können Ihre Änderungen mit einem Klick auf die Schaltflächesichern.

Regulär erfolgt die nächste Ausführung der aktualisierten Auftragsserie ab 6 Uhr des Folgetages. Um zu veranlassen, dass die geänderte Wiederkehrende Prüfung sofort aktiv wird, klicken Sie auf die Schaltfläche.

Wiederkehrende Prüfung löschen

Um eine Wiederkehrende Prüfung und alle bestehenden sowie zukünftigen Aufträge dieser Auftragsserie zu löschen, klicken im entsprechenden Listeneintrag rechts auf das Einstellungs-Symbolund in dem Fenster, das sich daraufhin öffnet, auf die Schaltfläche.

Aufträge einer Auftragsserie bearbeiten

Wenn Sie in der Liste der Wiederkehrenden Prüfungen auf einen Eintrag klicken, werden Ihnen in der rechten Spalte alle bereits geplanten Aufträge der Auftragsserie angezeigt (sofern diese bereits ausgeführt wurde).

Durch einen Klick auf einen der Aufträge in der rechten Spalte öffnet sich eine Schnellansicht der Auftragsakte. In dieser können Sie Textfelder und Dropdown-Menüs bearbeiten, jedoch keine Relationen setzen, um z.B. verantwortliche Personen oder Mängel zu verknüpfen.

Um den Auftrag im vollen Umfang bearbeiten zu können, klicken Sie links oben im Schnellansicht-Fenster auf die Schaltfläche. Dadurch gelangen Sie zur Auftragsakte des jeweiligen Auftrages, in der Sie sämtliche Details bearbeiten können.

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