Dropdownlisten bearbeiten

Geändert am Wed, 13 Sep 2023 um 11:50 AM

Für eine einfache und effiziente Datenerfassung verwendet TabTool in verschiedenen Eingabeformularen Dropdownlisten, zum Beispiel zur Kategorisierung eines Mangels.

Dropdown-Listen ermöglichen es Benutzern, aus einer vordefinierten Liste von Optionen auszuwählen. Dies gewährleistet Konsistenz in den eingereichten Daten, verhindert Tippfehler und beschleunigt den Ausfüllprozess.

Damit Sie die Möglichkeit haben, die Software optimal an Ihre Bedürfnisse und Arbeitsabläufe anzupassen, können die meisten der in TabTool vorhandenen Dropdownlisten bearbeitet werden. Das heißt, Konto-Administratoren können Einträge der Dropdownlisten umbenennen, entfernen sowie neue Einträge hinzufügen.

So können Sie Dropdownlisten nach Bedarf anpassen

Nehmen wir für ein anschauliches Beispiel an, Sie möchten in einem O&M Photovoltaik-Projekt die Kontaktdaten der neuen Mitarbeiterin Lisa Meier einpflegen.

Frau Meier wurde als Technische Leitung für O&M-Projekte eingestellt. Diese Positionsbezeichnung fehlt jedoch noch in der Liste der möglichen Projektrollen in TabTool.

Um Frau Meier die korrekte Projektrolle zuweisen zu können, möchten Sie nun die Bezeichnung "Technische Leitung O&M" in der entsprechenden Dropdownliste ergänzen.

So gehen Sie vor:

Klicken Sie auf das Admin-Menü oben rechts in der TabTool-Menüleiste.

Wählen Sie im Administrationsmenü die Schaltfläche "Stammdaten" aus.

Sie sehen nun eine Liste der Dateitypen, die Sie individuell bearbeiten können. Für Sie relevant sind die Einträge unter der Kategorie "Dropdown Listen".

Hier finden Sie alle bearbeitbaren Dropdown-Listen aufgelistet. Die Bezeichnung der Listen folgt jeweils der Systematik "Aktenname – Attributgruppe – Attribut".

Die Liste, die wir bearbeiten möchten, trägt entsprechend die Bezeichnung "Kontakt – Projektrolle – Projektrolle". Mit einem Klick auf diesen Eintrag öffnet sich rechts eine Spalte, in der sie die Dropdownliste bearbeiten können.

Um einen neuen Listeneintrag hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Neu" oben links in der Menüleiste.

Daraufhin erscheint ein neues Textfeld (in unserem Beispiel an Position 4), in das sie die neue Projektrolle "Technische Leitung O&M" eintragen können.

Nun können Sie den Kontakt-Eintrag von Lisa Meier öffnen und ihr die neu hinzugefügte Projektrolle zuweisen:

Welche weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten gibt es bei Dropdownlisten?

Neben dem Hinzufügen von Einträgen, wie wir es in unserem obigen Beispiel veranschaulicht haben, stehen Ihnen die folgenden Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:

1. Einträge umbenennen

Sie können bestehende Einträge umbenennen, falls Sie sich für einen Listeneintrag eine andere Bezeichnung wünschen. Hierzu klicken Sie einfach in das Textfeld des Eintrages ersetzen die bestehende Bezeichnung durch die von Ihnen gewünschte. Beachten Sie aber, dass die Bezeichnung rückwirkend auch in allen bestehenden Akten geändert wird, in denen der geänderte Listeneintrag verwendet wurde.

2. Reihenfolge der Einträge ändern

Sie können die Reihenfolge der Einträge ändern. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:

a) Wenn Sie die Liste in alphabetischer Reihenfolge sortieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche

b) Wenn Sie die Reihenfolge der Einträge frei anpassen möchten, um z.B. in einer längeren Dropdownliste die am häufigsten verwendeten Optionen ganz nach oben zu setzen, klicken Sie auf die Zahl links neben dem Listeneintrag, den Sie verschieben möchten.

Ihr Mauszeiger nimmt die Form eines Kreuzes an und signalisiert so, dass sie den markierten Eintrag bewegen können.

Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie den markierten Eintrag auf die

gewünschte Position.

In unserem Beispiel haben wir den Listeneintrag "Betreiber der Anlage" auf diese Weise von Position 1 auf Position 6 in der Dropdownliste verschoben.

3. Einträge deaktivieren oder löschen

Sie möchten bestehende Einträge aus einer Dropdownliste entfernen, weil diese für Sie nicht (mehr) relevant sind? Kein Problem, dies ist möglich. Je nachdem, ob ein Listeneintrag von TabTool vorgegeben oder von Ihnen selbst erstellt wurde, unterscheidet sich jedoch die Vorgehensweise.

3.1. Vorgegebene Einträge deaktivieren

Dropdownlisten-Einträge, die von TabTool vorgegeben wurden, können Sie nicht löschen, sondern lediglich deaktivieren. In unserem Beispiel wollen wir den Eintrag "Teamprojekt" aus der Dropdownliste "Anlagentyp" entfernen. Dazu klicken Sie auf die Checkbox rechts neben dem Listeneintrag.

Es öffnet sich ein Fenster, dass Sie darüber informiert, in wie vielen Akten der zu deaktivierende Eintrag aktuell verwendet wird. Wird der Eintrag, wie in unserem Beispiel, noch nicht in einer Akte verwendet, können Sie bedenkenlos die Option "Ohne Übertragung fortfahren" wählen.

Falls der Eintrag bereits in Akten verwendet wird, sollten Sie prüfen, ob es durch eine Deaktivierung zu Informationsverlust kommen könnte. Denn die Deaktivierung wirkt sich rückwirkend auch auf bestehende Datenerfassungen in TabTool aus. Anstelle des deaktivierten Eintrages taucht dann der Wert "- -" in allen Akten auf, in denen der Listeneintrag verwendet wurde.

Daher haben Sie im Eingabefenster auch die Möglichkeit, den zu deaktivierenden Eintrag durch einen anderen Eintrag aus der Dropdownliste zu ersetzen. Falls sich dafür keiner der bestehenden Einträge eignet, sollten Sie gegebenenfalls einen neuen passenden Listeneintrag erstellen, bevor sie den unpassenden Eintrag deaktivieren. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, den unpassenden Eintrag einfach umzubenennen, statt ihn zu deaktivieren (Anleitung siehe oben).

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Weiter" schließen Sie die Deaktivierung des Listeneintrages ab. Dieser wird in den Stammdaten weiterhin als Listeneintrag aufgeführt, hat nun aber eine leere Checkbox. Auf der Benutzeroberfläche wird der inaktive Eintrag nun nicht mehr in der Dropdownliste angezeigt.

Wenn Sie inaktive Listeneinträge auch in den Stammdaten ausblenden möchten, entfernen Sie das blaue Häkchen neben "Inaktive Einträge anzeigen".

3.2. Selbst erstellte Einträge löschen

Einträge in Dropdownlisten, die von Nutzern selbst erstellt wurden, können bei Bedarf wieder aus

der Liste gelöscht werden. Sie erkennen selbst erstellte und somit löschbare Einträge am

Mülleimer-Symbolrechts neben dem Listeneintrag.

Mit einem Klick auf den Mülleimer öffnet sich ein Fenster, dass Sie darüber informiert, in wie vielen Akten der zu deaktivierende Eintrag aktuell verwendet wird. Wird der Eintrag, wie in unserem Beispiel, noch nicht in einer Akte verwendet, können Sie bedenkenlos die Option "Ohne Übertragung fortfahren" wählen.

Falls der Eintrag bereits in Akten verwendet wird, sollten Sie prüfen, ob es durch eine Löschung zu Informationsverlust kommen könnte. Denn die Löschung wirkt sich rückwirkend auch auf bestehende Datenerfassungen in TabTool aus. Anstelle des gelöschten Eintrages taucht dann der Wert "- -" in allen Akten auf, in denen der Listeneintrag verwendet wurde.

Daher haben Sie im Eingabefenster auch die Möglichkeit, den zu löschenden Eintrag durch einen anderen Eintrag aus der Dropdownliste zu ersetzen. Falls sich dafür keiner der bestehenden Einträge eignet, sollten Sie gegebenenfalls einen neuen passenden Listeneintrag erstellen, bevor sie den unpassenden Eintrag löschen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, den unpassenden Eintrag einfach umzubenennen, statt ihn zu löschen (Anleitung siehe oben).

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Weiter" schließen Sie die Löschung des Listeneintrages ab.

4. Dropdownlisten in weitere Sprachen übersetzen

Sie können für Dropdownlisten Übersetzungen in alle in TabTool verfügbaren Sprachen hinterlegen. Aktuell sind dies Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Polnisch und Chinesisch. Weitere Übersetzungen sind auf Anfrage möglich, wenden Sie sich dazu an den TabTool Support.

Um für eine Dropdownliste eine Übersetzung anzulegen, wählen Sie im Stammdaten-Eintrag der entsprechenden Liste über das Sprach-Menü die gewünschte Sprache aus.

Für von TabTool vorgegebene Listeneinträge liegt gegebenenfalls bereits eine Übersetzung in Ihre Zielsprache vor. Ist dies nicht der Fall, sehen Sie in den Textfeldern lediglich eine Wiedergabe des Original-Listeneintrages in hellgrauer Schrift. Diesen können Sie durch einen Klick in das Textfeld mit der gewünschten Übersetzung überschreiben.