Benutzerdefinierte Textblöcke erstellen

INHALTSVERZEICHNIS

• Was sind benutzerdefinierte Textblöcke?
• Wie erstelle ich in TabTool benutzerdefinierte Textblöcke?
• Relevante Aktentypen und Textfelder festlegen
• Textblöcke in Textfelder einfügen

Zum Erfassen von Projektinformationen und -vorgängen stehen Ihnen in TabTool unter anderem mehrzeilige Textfelder zur Verfügung. Hier können Sie individuelle Informationen eintragen, um z.B. Mängel zu beschreiben, Beschlüsse einer Besprechung zu protokollieren oder das aktuelle Tagesgeschehen im Bautagebuch festzuhalten.

Wahrscheinlich gibt es in Ihrem Arbeitsalltag bestimmte Aussagen und Formulierungen, die Sie immer wieder im selben Wortlaut verwenden. Damit Sie diese nicht jedes Mal neu in in die Textfelder eintippen müssen, hält TabTool die Funktion "benutzerdefinierte Textblöcke" für Sie bereit.

Was sind benutzerdefinierte Textblöcke?

Benutzerdefinierte Textblöcke sind Vorlagen für Textfelder, die Sie individuell benennen und formulieren können. Beispielsweise können Sie Standard-Texte für Mangelbeschreibungen oder Bautagebuch-Einträge hinterlegen. Um Ihre Textvorlagen anzuwenden, genügt dann ein Klick auf das Textblock-Zeichen rechts neben dem Texteingabefeld.

Wie erstelle ich in TabTool benutzerdefinierte Textblöcke?

Um benutzerdefinierte Textblöcke zu erstellen, navigieren Sie im zentralen TabTool Menü zum Bereich Administration und klicken Sie auf den Menüpunkt Stammdaten.

Im Stammdaten-Menü öffnen Sie den Menüpunkt "Textblöcke". Klicken Sie anschließend in der rechten Spalte auf den "+"-Button, um eine neue Textvorlage zu erstellen.

Rechts erscheint ein Eingabefenster, in dem Sie den Namen sowie den Inhalt der Textvorlage eintragen können. 

Relevante Aktentypen und Textfelder festlegen

Des Weiteren können Sie festlegen, in welchen Aktentypen (z.B. Inspektion, Mangel, Bautagebuch, etc) Sie die Textvorlage verwenden möchten. 

Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche links unter dem Texteingabefeld und wählen aus der Popup-Liste die entsprechenden Aktentypen aus. Durch einen Klick auf die Schaltfläche "Hinzufügen" werden diese mit Ihrer neuen Textvorlage verknüpft.

Möchten Sie die Verknüpfung eines Aktentyps mit einem Textblock später wieder aufgeben, verwenden Sie dafür die Schaltfläche.

Unter dem Eingabefeld Ihrer Textvorlage werden nun alle Aktentypen aufgelistet, in denen die Textvorlage verwendet werden kann. 

Wenn in einem Aktentyp mehrere Textfelder vorhanden sind, können Sie die Nutzung der Textvorlage sogar noch weiter eingrenzen und festlegen, für welche(s) der vorhandenen Textfelder bzw. Sektionen die Vorlage vorgesehen ist.  Wird kein Haken an einer der Sektionen gesetzt, gilt die Vorlage für den gesamten Aktentyp.

Diese Selektionsmöglichkeit ist besonders dann hilfreich, wenn Sie bereits eine Fülle an Textvorlagen erstellt haben: Bei der Nutzung von Textbausteinen müssen Sie sich so nicht erst durch eine lange Vorlagen-Liste scrollen, denn es werden Ihnen ausschließlich die als relevant definierten Vorlagen angezeigt.

Textblöcke in Textfelder einfügen

Um die gespeicherten Textblöcke beim Ausfüllen einer Akte in TabTool abzurufen, klicken Sie auf das Symbolrechts neben dem Textfeld.

Daraufhin öffnet sich eine Liste der für das Textfeld verfügbaren Textblöcke. Wenn Sie eine Vorschau des Inhalts sehen möchten, klicken Sie auf dasSymbol rechts neben dem Namen des Textblocks.

Indem Sie auf einen der Namen in der Textblock-Liste klicken, fügen Sie die entsprechende Vorlage in das Textfeld ein.