Mit TabTool ist es ganz einfach, aus den Daten, die Sie in die Akten-Formulare eintragen, mit wenigen Klicks detaillierte und professionelle PDF-Berichte zu erstellen. Wie Sie vorgehen, um ein Report-PDF in TabTool zu erstellen, erfahren Sie im Hilfeartikel Einen PDF-Report erstellen.
Das Layout der Reports können Sie anpassen, indem Sie z.B. Ihr Fimenlogo und ein Deckblatt in Ihrem Corporate Design hinzuzufügen und Inhalte für die Kopf- und Fußzeilen des Dokuments vorgeben. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diese Einstellungen in der Desktop-Anwendung TabTool Office vornehmen können.
Globale Report-Einstellungen
Zu den globalen Einstellungen für Reports gelangen Sie über das Paket-Menü oben rechts in der Taskleiste von TabTool Office. Hier werden Einstellungen festgelegt, die für alle Berichte Ihres TabTool-Pakets gelten.
Klicken Sie im Untermenü „Administration“ auf „Einstellungen“, um zu den Einstellungsoptionen für Reports zu gelangen.
Allgemeine Einstellungen
Unter dem Menüpunkt „Allgemein“ können Sie Ihr firmeneigenes Logo hochladen, das dann in der Kopfzeile auf jeder Seite Ihres Reports auftaucht. Weitere Einstellungen betreffen:
- Schrift (Schriftart, Schriftgröße)
- Layout (Ausrichtung, Papierformat)
- Inhaltsverzeichnis
- Anzeige von Bildern & Pins
Deckblatt & letzte Seite
Möchten Sie ein Deckblatt für Ihre Reports verwenden? Sie können entweder das TabTool-Standard-Deckblatt nutzen oder ein eigenes Deckblatt im Corporate Identity-Design Ihres Unternehmens hochladen.
Um ein eigenes Deckblatt-Layout zu erstellen, laden Sie sich am besten die Standard-Deckblatt-Vorlage im .docx-Format herunter, bearbeiten diese und laden sie als PDF wieder hoch. Die horizontale Farbfläche in der Vorlage sollten Sie in Ihrem Layout möglichst beibehalten, da bei den automatisch erzeugten Reports an dieser Stelle der Projektname sowie der Aktentitel abgebildet werden.
Daten, die Sie im Eingabefeld „Deckblatt Firmeninformationen“ hinterlegen, werden Im Report-Deckblatt unten rechts angezeigt. Hier können Sie z.B. Ihre Firmenanschrift sowie Kontaktdaten angeben.
Auch die letzte Seite Ihrer Reports können Sie nach Wunsch konfigurieren. Beispielsweise können hier rechtliche Hinweise automatisch als letzte Seite zu jedem Report hinzugefügt werden. Es gibt dabei keine Vorgaben bezüglich der Formatierung.
Kopf- und Fußzeile
Definieren Sie mithilfe von Checkboxen, welche Informationen in die Kopf- bzw. Fußzeile geschrieben werden sollen.
Der „Aktentyp“ ist jeweils die allgemeine Bezeichnung des Inhaltes einer Spalte (z.B. Kontakt), die in dem farbigen Balken über der Akte steht. Gibt es mehrere Kontakte, steht über jeder einzelnen Akte „Kontakt“. Der Aktentitel gibt jeder einzelnen Akte eines Aktentyps einen Namen (z.B. Max Mustermann) und steht immer direkt unter dem Aktentyp.
Lokale Report-Einstellungen
Neben den globalen Report-Einstellungen haben Sie auch die Möglichkeit, bestimmte Report-Einstellungen speziell für einen Aktentyp zu definieren. Dies kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn Sie in einen Aktentyp regelmäßig viele Bilder hochladen und daher pro Zeile im Report zwei oder drei Bilder statt nur ein Bild anzeigen lassen möchten.
Derartige lokale Aktentyp-Einstellungen können Sie über das Aktentyp-Menü vornehmen, das Sie oben rechts im Aktentyp-Reiter anwählen. Hier vorgenommene Einstellungen gelten nur für diesen Aktentyp, aber für alle Benutzer.
Wenn Sie auf das Aktentyp-Menü klicken, öffnet sich eine Maske, in der lokale Einstellungen festgelegt werden können.
WICHTIG: Lokale Einstellungen können nur bei Standard-Vorlagen definiert werden. Gibt es einen exakt auf diesen Aktentyp konfigurierten Report, werden immer die globalen Einstellungen verwendet. Achten Sie zudem darauf, die Checkbox „Lokale Einstellungen verwenden“ zu aktivieren, um die globalen Einstellungen für den Aktentyp-Report überschreiben zu können.