Teams anlegen in TabTool

Mit TabTool können Sie nicht nur einzelne Mitarbeiter steuern, sondern auch Außendienst-Teams beliebiger Größe. 

So gehen Sie vor, um Teams in TabTool anzulegen und zu verwalten:

1. Melden Sie sich in der Web-Anwendung TabTool Office an und öffnen Sie das Einstellungs-Menü. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "Teams".

2. In dem Fenster, das sich daraufhin öffnet, klicken Sie auf den Eintrag "Teams" und anschließend auf die Schaltfläche um ein neues Team anzulegen.

3. Sie können nun eine Bezeichnung für das Team vergeben. Dies ist der offizielle Name des Teams, der unter anderem in den mit TabTool erstellten Reports auftauchen wird.

Bei Bedarf können Sie zusätzlich ein Alias angeben, das TabTool-intern z.B. in der Einsatzplanung und in Ortsterminen auftauchen wird. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn der offizielle Name ihres Teams recht lang ist und sie für die Anzeige innerhalb der Anwendung eine kürzere Bezeichnung bevorzugen.

4. Durch einen Klick auf das Verknüpfungs-Symbolkönnen Sie nun Mitarbeiter zum Team hinzufügen. 

Dazu müssen die Mitarbeiter bereits als Benutzer in TabTool angelegt sein. Sollten Sie also ein Team-Mitglied in der Liste der zufügbaren Mitarbeiter vermissen, stellen Sie sicher, dass er oder sie als TabTool-Nutzer/in im System vermerkt ist.

Sie können Mitarbeiter aus der Liste zu einem Team hinzufügen, indem Sie die Checkbox links neben dem Namen aktivieren und dann auf die Schaltfläche "Hinzufügen" links über der Namensliste klicken.

5. Nun können Sie noch eine Team-Farbe wählen, mit der Termine des Teams in der digitalen Einsatz-Plantafel angezeigt werden. TabTool vergibt an neue Benutzer und Teams automatisch eine Farbe, die noch nicht im System vorhanden ist. Diese wird Ihnen im Farbfeld angezeigt. Wenn Sie selbst eine Farbauswahl vornehmen möchten, klicken Sie auf das angezeigte Farbfeld.

Auf Ihrem Bildschirm öffnet sich daraufhin eine Farbskala, in der Sie eine benutzerdefinierte Farbe für das neu erstellte Team vergeben können, indem Sie 

a) auf ein Feld in der Farbübersicht "Grundfarben" (oben links) klicken

b) auf der rechts angezeigten Farbskala durch Bewegen des Cursors eine Farbe auswählen

c) in die Eingabefelder unter der Farbskala die gewünschten Farbwerte eingeben 

Klicken Sie bei Wahl der Optionen b) oder c) auf die Schaltfläche "Farben hinzufügen", um die gewählte Farbe als "Benutzerdefinierte Farbe" in die Farbübersicht zu übernehmen.

Per Klick auf die Schaltfläche "OK" bestätigen Sie Ihre Farbwahl und legen diese als Team-Farbe fest.

6. Falls das Team über ein oder mehrere Team-Fahrzeuge verfügt, können Sie diese(s) in der Team-Akte vermerken. Wählen Sie dazu das entsprechende Fahrzeug aus der Dropdownliste aus.

Die Fahrzeug-Dropdownliste ist noch leer? Im Beitrag Dropdownlisten bearbeiten lesen Sie, wie Sie diese füllen können. 

Wenn Sie ein weiteres Fahrzeug hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neuer Wert" unter dem Fahrzeug-Dropdown. 

Kontaktdaten des Teams pflegen

TabTool legt für Ihr neues Team automatisch eine Kontakt-Akte der Art "Gruppe" an. In dieser Akte können Sie die zentralen Kontaktdaten für das Team vermerken: Unter welcher Telefonnummer und E-Mail-Adresse wird das Team erreichbar sein?