Benutzerrollen und -rechte einstellen

INHALTSVERZEICHNIS

• Welche Rollen-Arten gibt es in TabTool?
• Wie viele Rollen kann ein Nutzer haben?
• Eine neue Rolle erstellen

Eine Rolle kopieren 

Eine neue (Projekt-) Benutzerrolle erstellen

1. Rechte für Ordner und Aktentypen

2. Rechte für Akten-Inhalte definieren

3. Ein- oder Ausblenden von Funktionen

Eine neue Administrations-Rolle erstellen

• Rollen löschen
• Rollen zuweisen

1. Bei neuen Nutzern

2. Bei bestehenden Nutzern

3. Projekt-Benutzerrollen

Bei TabTool haben Sie die Möglichkeit, die Nutzung der Software durch verschiedene Benutzerrollen und Zugangsrechte präzise zu steuern.

So machen Sie sensible Daten nur denjenigen Benutzern zugänglich, die sie tatsächlich benötigen und steigern Sie die Effizienz Ihres Teams, indem Sie Benutzern nur die Funktionen anzeigen, die für ihre spezifische Aufgaben relevant sind. Mitarbeiter müssen sich so nicht durch sämtliche Optionen und Funktionen navigieren, sondern haben einen auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Arbeitsbereich.

In diesem Artikel erläutern wir Ihnen, wie TabTool-Administratoren Rollen und Zugriffsrechte für die Nutzer der von Ihnen verwalteten TabTool-Pakete definieren und zuweisen können.

Um Rollen und Zugriffsrechte zu bearbeiten, melden sich in der Web-Anwendung TabTool Office an und öffnen das System-Menü. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "Rollen". 

Es öffnet sich ein Fenster mit einer Liste aller Standard-Nutzerrollen, die in TabTool bereits vorhanden sind. Diese können sich je nach verwendetem TabTool-Produkt unterscheiden.

Welche Rollen-Arten gibt es in TabTool?

In TabTool wird zwischen Administrations- und Benutzer-Rollen unterschieden. Benutzer-Rollen steuern die Zugriffsrechte bei der Arbeit in Projekten, während Administrations-Rollen festlegen, welche Zugriffsrechte ein Nutzer im TabTool Administrationsbereich hat. Darf er z.B. Projekte anlegen und löschen, die Stammdaten bearbeiten und Benutzer anlegen bzw. löschen?

Wie viele Rollen kann ein Nutzer haben?

TabTool verfolgt ein additives Rollenkonzept. Das heißt, dass ein Nutzer durchaus mehrere Rollen haben kann. Wenn eine Person in TabTool sowohl Administrations-Aufgaben durchführen als auch Projektarbeit dokumentieren soll, ist es sogar sinnvoll, dass dieser Nutzer sowohl eine Administrations- als auch eine Benutzer-Rolle innehat.

Eine neue Rolle erstellen

Um eine neue, selbst definierte Nutzerrolle zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltflächeüber der Liste der vorhandenen Nutzerrollen.

In dem Fenster, dass sich daraufhin öffnet, können Sie die Art der Benutzerrolle auswählen (Administrations-Rolle oder Rolle für Projektarbeit) und festlegen, ob die Nutzerrolle initial mit allen Rechten ausgestattet sein soll (von denen Sie einzelne wieder entfernen) oder ob Sie die Rechte einzeln hinzufügen möchten. Klicken Sie anschließend auf , um fortzufahren.

Im nächsten Schritt können Sie einen Namen und eine kurze Beschreibung für die neue Nutzerrolle eingeben. Benennen Sie die Rolle möglichst so, dass sofort erkennbar ist, für wen diese gedacht ist (z.B. "Service-Techniker Feld") oder welche Funktion die Rolle erfüllt (z.B. "Terminfelder ausblenden"). In der Beschreibung können Sie weitere Details dazu angeben, welche Rechte oder Einschränkungen die Rolle enthält.

Beim Erstellen einer neuen Nutzerrolle können Sie des Weiteren festlegen, ob Inhaber der Rolle Zugriff auf neu hinzukommende Softwarekomponenten erhalten sollen. Standardmäßig ist dies der Fall. Wenn Sie dies für eine Nutzerrolle ausschließen möchten, deaktivieren Sie einfach die blaue Checkbox.

Eine Rolle kopieren 

Sie möchten eine neue Benutzerrolle anlegen, die sich nur geringfügig von einer bereits bestehenden Rolle unterscheidet? Dann nutzen Sie die bestehende Rolle einfach als Vorlage, indem Sie diese kopieren!

Klicken Sie dazu in der bestehenden Rolle auf das Kopier-Symbol.

Die Kopie der Rolle finden Sie nun in der Rollen-Liste mit dem Zusatz "Kopie" in der Bezeichnung. In unserem Beispiel heißt diese also "Techniker Feld Kopie". 

Nun können Sie an der Rollen-Kopie die gewünschten Anpassungen vornehmen und einen neuen Rollen-Namen vergeben.

Eine neue (Projekt-) Benutzerrolle erstellen

1. Rechte für Ordner und Aktentypen

Beim Anlegen einer neuen projektbezogenen Nutzerrolle können Sie für jeden Aktentyp und für jeden Ordner in der Projektakte bestimmen, ob dieser den Nutzern angezeigt wird und ob Nutzer Akten bzw. Ordner bearbeiten können. Die Aktentypen und Ordner sind in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet.

Zur Info: Ordner = Sammlung aller Akten eines bestimmten Aktentyps

Für Ordner sowie die Ebene der Aktentypen können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

Anzeigen

• Nie: Der Aktentyp / Ordner erscheint nicht auf der TabTool-Benutzeroberfläche
• Immer: Der Aktentyp / Ordner wird auf der Benutzeroberfläche angezeigt
• wenn QV (gilt nur für Aktentypen): Der Aktentyp wird nur dann angezeigt, wenn Nutzer einer Akte dieses Typs per Querverweis (QV) als teilnehmende oder verantwortliche Person zugeordnet sind

Bearbeiten

• Öffnen: Nutzer können Akten / Ordner öffnen (und ggf. bearbeiten). Sie können nicht neue Akten des entsprechenden Aktentyps anlegen oder löschen.
  
• Anlegen u. löschen: Nutzer können Akten / Ordner öffnen, neu anlegen und löschen.

! Sonderfall Checklisten: In TabTool-Produkten mit bearbeitbaren Checklisten wie TabTool PV O&M werden die Checklisten-Prüfgruppen (z.B. Module, Elektroverteilungen, Wechselrichter) wie Aktentypen behandelt. Daher können Sie auch für diese Anzeige- und Zugriffsoptionen definieren. 

2. Rechte für Akten-Inhalte definieren

In der Liste der Aktentypen, die in einer Benutzerrolle aufgeführt sind, befindet sich rechts neben jeder Aktentyp-Bezeichnung ein Pfeil-Symbol. Indem Sie auf dieses Symbol klicken, öffnen Sie eine Liste mit den Inhalten des jeweiligen Aktentyps.

Dazu können, je nach Aktentyp, die folgenden Elemente gehören:

• Attributgruppen und Attribute ( z.B. Attributgruppe = Kategorisierung, untergeordnete Attribute = Kategorie, Prüfbereich, Art)
• Labels (Abschnittsüberschriften)
• Crossreferences (Relationen, z.B. einem Auftrag zugewiesene Mitarbeiter)
• Assets (z.B. Bilder, Audio- und Video-Dateien, Plan-Markierungen, Reports, sonstige Dokumente)

Bei Bedarf können Sie für jedes der angezeigten Inhalts-Elemente eigene Zugriffseinstellungen für die Nutzerrolle vornehmen. Dabei haben Sie die die folgenden Optionen:

Anzeigen

• Nie: Das Akteninhalts-Element erscheint nicht auf der TabTool-Benutzeroberfläche
• Immer: Das Akteninhalts-Element wird auf der Benutzeroberfläche angezeigt

Bearbeiten

• Lesen: Nutzer können das Akteninhalts-Element zwar sehen, aber nicht bearbeiten, also z.B. keinen Eintrag vornehmen
  
• Schreiben: Nutzer können das Akteninhalts-Element sowohl sehen als auch bearbeiten

Hinweis: Einstellungen für übergeordnete Elemente überschreiben jene für untergeordnete Elemente. Wenn Sie z.B. für eine Attributgruppe die Option "nie anzeigen" wählen, werden auch die zugehörigen Attribute nicht angezeigt. 

3. Ein- oder Ausblenden von Funktionen

Im Abschnitt "Module Rechte" der Nutzerrollen-Einstellungen können Sie definieren, welche Funktionsmodule der Software den Inhabern einer Nutzerrolle zur Verfügung stehen. Wenn Sie bei einem Modul die Option "Nie Anzeigen" wählen, haben Nutzer keinen Zugriff auf die durch das Modul bereitgestellte Funktion.

Eine neue Administrations-Rolle erstellen

Beim Anlegen einer neuen Administrations-Rolle können Sie definieren, auf welche Komponenten des TabTool-Systemmenüs Rolleninhaber Zugriff erhalten. 

Konkret können Sie festlegen, welche Komponenten des Menüs angezeigt werden und ob Rolleninhaber die Informationen der Komponente lediglich lesen oder auch bearbeiten können.

Rollen löschen

Benutzerrollen, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie löschen. Klicke Sie dazu einfach auf das Lösch-Symboloben links im Info-Bereich der entsprechenden Rolle.

Beachten Sie, dass Sie nur selbst erstellte Rollen löschen können. Bei von TabTool vorgegebenen globalen Benutzerrollen ist dieser Vorgang nicht möglich.

Rollen zuweisen

1. Bei neuen Nutzern

Wenn Sie in TabTool einen neuen Nutzer/eine Nutzerin anlegen, müssen Sie diesem/dieser eine initiale Benutzerrolle zuweisen. Mithilfe eines Dropdown-Menüs können Sie dazu aus den in Ihrem TabTool-Paket vorhandenen Rollen die passendste auswählen. 

Des Weiteren werden Sie bei der Anlage eines neuen Nutzerkontos aufgefordert, eine initiale Projektrolle zu vergeben. Diese Zuschreibung ist jedoch optional und hat keinerlei Auswirkungen auf die Zugriffs- und Schreib-Berechtigungen des Nutzer bzw. der Nutzerin in TabTool.

Zur Info: Im Gegensatz zu Benutzerrollen, die den Zugriff von Nutzern auf Inhalte und Funktionen von TabTool regeln, haben Projektrollen lediglich einen informativen Charakter. Sie können als Dropdown in den Stammdaten gepflegt werden und geben Auskunft über die Tätigkeit bzw. den Verantwortungsbereich einer Person. Mögliche Projektrollen sind z.B. Betreiber/in, Bauherr/in, Bauleiter/in, Techniker/in etc.

Sie können zudem entscheiden, ob der neue Nutzer/die Nutzerin Administrator-Rechte erhalten soll. Benutzer mit Administrator-Rechten können unabhängig von ihrer bzw. ihren sonstigen Benutzerrolle(n) auf die TabTool Benutzerverwaltung zugreifen. Sie können Benutzer anlegen, verwalten und Benutzerrollen erstellen sowie zuweisen. Wenn Sie einem Nutzer/einer Nutzerin diese Rechte geben möchten, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.

2. Bei bestehenden Nutzern

Um einem Nutzer eine neue oder zusätzliche Rolle zuzuweisen, öffnen Sie dessen Eintrag in der Benutzerverwaltung und klicken Sie in der rechten Spalte auf "Paket-Benutzerrollen".

Hier sehen Sie nun die Rolle(n), die dem Nutzer bereits zugewiesen ist bzw. sind. Um eine oder mehrere weitere Rolle(n) zuzuweisen, klicken Sie oben links auf das "Weiter"-Symbol.

Wählen Sie nun die Rolle(n) aus, die Sie zufügen möchten, indem Sie die jeweilige(n) Checkbox(en) aktivieren. Klicken Sie auf "Hinzufügen", um den Vorgang abzuschließen.

Möchten Sie die alte Nutzerrolle entfernen, nachdem Sie dem Nutzer eine neue Rolle zugewiesen haben? In diesem Fall aktivieren Sie die Checkbox vor der zu entfernenden Rolle und klicken anschließend auf das "Entfernen" Symbol.

3. Projekt-Benutzerrollen

Während es sich bei den Paket-Benutzerrollen um globale Rollen handelt, die projektübergreifend gelten, haben Sie in TabTool auch die Möglichkeit, Rollen speziell für einzelne Projekte zu vergeben. Dies kann sinnvoll sein, wenn ein Nutzer in einem Projekt mehr oder weniger Zugriffsrechte erhalten soll als in seiner globalen Rolle.

In dem entsprechenden Projekt überschreibt die Projekt-Benutzerrolle dann die Berechtigungen, die der Nutzer in seiner globalen Rolle hat.

Um einem Nutzer eine oder mehrere Projekt-Benutzerrolle(n) zuzuweisen, öffnen Sie dessen Eintrag in der Benutzerverwaltung und klicken Sie in der rechten Spalte auf "Benutzerprojekte".

Wählen Sie aus der Projektliste in der rechten Spalte das Projekt aus, für das Sie die Nutzerrolle vergeben möchten und klicken Sie in die entsprechende Zeile.

Klicken Sie nun in der rechten Spalte auf das "Weiter"-Symbol, um die Liste der verfügbaren Benutzerrollen zu öffnen.

Wählen Sie die Rolle(n) aus, die Sie zufügen möchten, indem Sie die jeweilige(n) Checkbox(en) aktivieren. Klicken Sie anschließend auf "Hinzufügen", um den Vorgang abzuschließen.