Benutzer hinzufügen und verwalten

Geändert am Mo, 7 Okt um 4:30 NACHMITTAGS

INHALTSVERZEICHNIS

Neue Benutzer hinzufügen
Projekte zuweisen
Zugriff auf Administration, Auswertungen & API
Daten für die Arbeitszeiterfassung
Einstellungen für die Einsatzplanung
Default Einstellungen für Projekte
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Um Benutzer zu Ihrem TabTool-Paket hinzufügen und verwalten zu können, müssen Sie Administrator sein oder über eine entsprechende Administrations-Rolle verfügen. Melden Sie sich in der Web-Anwendung TabTool Office an und öffnen Sie das System-Menü. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "Benutzer", um die Benutzerverwaltung zu öffnen.

Neue Benutzer hinzufügen

Sie sehen nun eine Liste der in Ihrem Paket vorhandenen Benutzer (falls Sie das Paket gerade neu eröffnet haben, finden Sie dort nur Ihren eigenen Eintrag).

Um weitere Nutzer anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche. In der rechten Spalte öffnet sich nun ein Formular, in das Sie die Daten des neuen Nutzers / der neuen Nutzerin eintragen.

Zusätzliche Benutzer-Lizenzen kaufen

Wenn Sie TabTool mit einer Einzel-Lizenz nutzen oder die Anzahl an inkludierten Benutzern in Ihrem TabTool-Paket bereits ausgeschöpft ist, müssen Sie für jeden weiteren Nutzer eine Zusatzlizenz erwerben.

In diesem Fall erhalten Sie beim Versuch, einen neuen Benutzer anzulegen, eine Benachrichtigung:

Um eine oder mehrere zusätzliche Nutzerlizenzen zu kaufen, klicken Sie entweder auf die unter der Fehlermeldung angezeigte Schaltfläche "neue Benutzerlizenz kaufen" oder Sie klicken im TabTool System-Menü auf die Schaltfläche "Produkte".

Sie sehen nun eine Übersicht Ihrer verwendeten Produkte und Lizenzen. Unter "Zusatzlizenzen" tragen Sie die Anzahl der gewünschten zusätzlichen Lizenzen ein und bestätigen Ihre Eingabe mit einem Klick auf "Ändern".

Nachdem Sie den Kauf der Zusatzlizenz(en) abgeschlossen haben, können Sie in der Benutzerverwaltung die entsprechende Anzahl an neuen Nutzern anlegen.

Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers /der Nutzerin ein, unter der er / sie Nachrichten von TabTool empfangen soll. Die E-Mail-Adresse ist gleichzeitig der Nutzername für den Login bei TabTool.

Legen Sie außerdem ein initiales Passwort fest, welches der Nutzer /die Nutzerin nach dem ersten Login ändern kann. Gleiches gilt für die Sprache und die Zeitzone, in der die neue Nutzerin /der neue Nutzer TabTool verwenden wird.

Benutzerrolle und Projektrolle vergeben

Beim Anlegen eines neuen Nutzers /einer neuen Nutzerin, werden Sie aufgefordert, eine initiale Benutzerrolle zu vergeben. Benutzer-Rollen steuern den Zugriff auf Funktionen und Inhalte bei der Arbeit in TabTool. Die initial vergebene Benutzerrolle kann später noch geändert werden, allerdings nur von Personen mit entsprechenden Administrationsrechten.

Sie können zudem entscheiden, ob der neue Nutzer/die Nutzerin Administrator-Rechte erhalten soll. Benutzer mit Administrator-Rechten können unabhängig von ihrer bzw. ihren sonstigen Benutzerrolle(n) auf die TabTool Benutzerverwaltung zugreifen. Sie können Benutzer anlegen, verwalten und Benutzerrollen erstellen sowie zuweisen. Wenn Sie einem Nutzer/einer Nutzerin diese Rechte geben möchten, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.

Während eine Benutzerrolle vergeben werden muss, ist die Zuweisung einer initialen Projektrolle für neue Nutzer optional. Denn anders als die Benutzerrollen haben Projektrollen lediglich einen informativen Charakter. Sie können als Dropdown in den Stammdaten gepflegt werden und geben Auskunft über die Tätigkeit bzw. den Verantwortungsbereich einer Person. Mögliche Projektrollen sind z.B. Betreiber/in, Bauherr/in, Bauleiter/in, Techniker/in etc.

Weitere Infos zu Benutzerrollen lesen Sie im Artikel Benutzerrollen und -rechte einstellen.

Wenn Sie alle Daten des Nutzers / der Nutzerin eingetragen haben, klicken Sie auf, um das neue Nutzerkonto zu erstellen.

Projekte zuweisen

Damit neue Nutzer in TabTool arbeiten können, müssen Sie Ihnen Zugriff auf die für Sie relevanten Projekte gewähren. Wählen Sie dazu in der Benutzerverwaltung den Eintrag eines neuen Nutzers / einer neuen Nutzerin aus und klicken Sie in der rechten Spalte auf "Benutzerprojekte".

Klicken Sie nun in der rechten Spalte auf, um zur Liste der in TabTool verfügbaren Projekte zu gelangen.

Wählen Sie die Projekte aus, auf die der Nutzer / die Nutzerin Zugriff erhalten soll. An dieser Stelle haben Sie auch noch einmal die Möglichkeit, die Benutzer- und Projektrolle neu zu vergeben. Schließen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf die Schaltflächeab.

Zugriff auf Administration, Auswertungen & API

Bestimmte Zugriffsrechte eines Nutzers /einer Nutzerin können Sie als TabTool Administrator/in direkt im entsprechenden Nutzerkonto einstellen. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie dazu einfach die entsprechenden Checkboxen.

Dies betrifft die folgenden Einstellungen:

Auswertungen: Alle Projekte: Kann ein Nutzer/eine Nutzerin Auswertungen über alle Projekte in TabTool sehen (= Checkbox aktiviert) oder nur für die Projekte, denen er/sie zugeordnet ist?
Administrator: Erhält der Nutzer/die Nutzerin über Administrator-Rechte?
API-Nutzer: Kann der Nutzer/die Nutzerin Informationen auf die API-Schnittstelle von TabTool zugreifen und darüber Daten mit Drittprogrammen austauschen?

Daten für die Arbeitszeiterfassung

Für eine korrekte Erfassung der Arbeitszeiten eines Nutzers/einer Nutzerin können Sie in der Benutzerverwaltung Angaben seiner/ihrer Wochenarbeitszeit, der für ihn/sie geltenden Feiertagsregelung (je nach Bundesland) und ggf. einem der Person zugeordneten Dienstfahrzeug machen.

Einstellungen für die Einsatzplanung

Unter "Einstellungen Einsatzplanung" legen Sie fest, ob ein Nutzer/eine Nutzerin als planbare Ressource in der digitalen Plantafel berücksichtigt werden soll.

Standardmäßig ist dies der Fall. Werden dem Nutzer/der Nutzerin in der digitalen Plantafel Aufträge zugewiesen, werden diese in der Farbe des abgebildeten Farbfeldes angezeigt.

Falls der Nutzer/die Nutzerin bei der Einsatzplanung nicht berücksichtigt werden soll (z.B. weil er/sie stets im Rahmen eines Teams verplant wird), deaktivieren Sie die Checkbox "Ist Ressource".

Näheres zum Thema Einsatzplanung lesen Sie im Artikel Einsätze planen mit der digitalen Plantafel.

Default Einstellungen für Projekte

In diesem Abschnitt der Benutzerverwaltung können Sie festlegen, ob ein Nutzer/eine Nutzerin standardmäßig Zugriff auf zukünftig in TabTool angelegte Projekte erhalten soll oder nicht.

Falls dem Nutzer/der Nutzerin Zugriff auf neue Projekte gewähren möchten, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox. Wenn Sie möchten, können Sie zudem eine zukünftige Standard-Projektrolle des Nutzers/ der Nutzerin auswählen.

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