Abläufe automatisieren mit Workflows

INHALTSVERZEICHNIS

Einen Workflow einrichten

1. Gruppe, Name und Beschreibung eintragen

2. Auslöser des Workflows festlegen

• Neuer Wert Attribut
• Neuer Wert Attribut wurde gesetzt vor x Tagen / vor x Tagen Arbeitstagen
• Neue Akte / Speichern Akte / Löschen Akte
• Neuer Querverweis / Lösche Querverweis
• Neuer Attributgruppe / Lösche Attributgruppe
• Neue Datei / Lösche Datei / Download Datei
• Vergleichsdatum
• Direktakte wird versendet / gespeichert

3. Bedingung definieren (optional) 

4. Aktionen des Workflows definieren

Schritt-1-Aktionen:

• Wert (in übergeordneter Akte) aktualisieren
• Neue Notiz
• Hinweisfenster zeigen
• Projektumfang einschränken / Einschränkung Projektumfang aufheben

Schritt-2-Aktionen:

• Ticket anlegen
• Direktakte an Querverweis Kontakt
• App Benachrichtigung an Querverweis Kontakt / TabTool Benutzer / Benutzerrolle / Projektrolle
• E-Mail an verschiedene Empfänger
• Report neue Version speichern

5. Workflow aktivieren

6. Workflow löschen

7. Workflow kopieren

Mithilfe von Automatisierungs-Workflows können Sie wiederkehrende Aufgaben und Prozesse in TabTool standardisieren und beschleunigen. Dies reduziert manuelle Eingriffe und minimiert Fehler. In diesem Hilfeartikel erfahren Sie, wie Sie einen Workflow in TabTool einrichten.

Workflows sind wie Wenn-Dann-Regeln: Sie legen fest, dass ein bestimmtes Ereignis (der Auslöser) eine oder mehrere Aktionen auslöst. 

Ein praktisches Beispiel:

• Auslöser: Ein Benutzer wird mit einer Akte verknüpft, weil er als Verantwortlicher für eine Tätigkeit festgelegt wird.
• Aktion: Der Benutzer erhält automatisch eine Benachrichtigung darüber.

Workflows gelten standardmäßig für das gesamte System. Sie können jedoch durch spezifische Bedingungen eingeschränkt werden, um nur in bestimmten Situationen aktiv zu sein. Auf diese Weise können Sie Workflows genau auf Ihre Bedürfnisse abstimmen, um Ihre Prozesse optimal zu steuern.

Gut zu wissen: In der Web-Anwendung TabTool Office werden Workflows beim Eintreten des auslösenden Ereignisses sofort ausgeführt, in der TabTool App auf mobilen Endgeräten immer mit der Synchronisation.

Einen Workflow einrichten

1. Gruppe, Name und Beschreibung eintragen

Um einen neuen Workflow einzurichten, melden sich in der Web-Anwendung TabTool Office an und klicken links in der Navigationsleiste im Bereich "Module" auf "Workflows".

Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Workflow zu erstellen. 

In der rechts erscheinenden Spalte können Sie einen Namen und eine Beschreibung für den neuen Workflow eintragen. Außerdem können Sie eine Gruppe für den Workflow definieren.

In einer Gruppe werden mehrere Workflows gleichen Typs gebündelt - zum Beispiel alle Workflows, die sich auf den Aktentyp "Ticket" beziehen.

2. Auslöser des Workflows festlegen

Im nächsten Schritt legen Sie den Auslöser fest - also das Startereignis, welches eine nachfolgende Aktion bzw. eine Prozesskette auslöst. Klicken Sie dazu im Abschnitt "Auslöser" auf die Schaltfläche "bitte auswählen" .

Es öffnet sich ein Dropdown-Auswahlfenster, in dem Sie das gewünschte Auslöser-Ereignis aus einer Liste auswählen können. 

Je nach Auslöser sind anschließend weitere Angaben nötig, um das auslösende Ereignis zu definieren. In jedem Fall müssen sie den Aktentyp angeben, auf den sich der Auslöser bezieht (z.B. "Mangel", "Inspektionsauftrag", "Kontakt"). 

Des weiteren sind gegebenenfalls ein Attribut (z.B. "Status", "Titel", "Mangelbeschreibung"), eine Vergleichsart (fester Wert oder Vergleichswert), ein Operator (z.B. "ist gleich", "ist kleiner als", "ist größer als") und ein Wert anzugeben.

Folgende Arten von Auslösern stehen zur Verfügung:

Neuer Wert Attribut

Dieser Auslöser startet eine Aktion nachdem ein neuer Wert in ein Attribut-Feld einer beliebigen Akte eingetragen wurde. 

Workflow-Beispiel: Wenn am Mangel (=Aktentyp) die Kategorie (= Attribut) auf „sicherheitsrelevant“ gesetzt wird, benachrichtige den Projektverantwortlichen.

Dies entspricht folgenden Einstellungen für den Auslöser:

Neuer Wert Attribut wurde gesetzt vor x Tagen / vor x Tagen Arbeitstagen

Dieser Auslöser startet eine Aktion x Tage, nachdem ein neuer Wert in ein Attribut-Feld einer beliebigen Akte eingetragen wurde. 

Neue Akte / Speichern Akte / Löschen Akte

Dieser Auslöser startet eine Aktion, wenn eine Akte des ausgewählten Aktentyps neu erstellt bzw. gespeichert bzw. gelöscht wird.

Hinweis zum Auslöser "Speichern Akte": Eine Akte wird in TabTool automatisch gespeichert, sobald an einem der Akten-Attribute eine Veränderung vorgenommen wird. Dieser Auslöser ist daher vor allem interessant, um eine Aktualisierung von Auswertungen anzustoßen.

Workflow-Beispiel: Wird eine Mangelakte gespeichert, berechne die Auswertung "Mängel" neu.

Neuer Querverweis / Lösche Querverweis

Diese Auslöser starten eine Aktion, wenn in einer Akte ein neuer Querverweis auf eine andere Akte angelegt bzw. ein Querverweis gelöscht wird.

Workflow-Beispiel: Wird in einer Mangelakte beim Attribut "verantwortlich" ein Querverweis zu einem Kontakt erstellt, schicke eine Nachricht an den mit dem Kontakt verknüpften Benutzer.

Neuer Attributgruppe / Lösche Attributgruppe

Diese Auslöser beziehen sich auf Multi-Attributgruppen, also Sammlungen zusammengehöriger Attribute. Dies können in TabTool zum Beispiel die Wetterdaten in einem Ortstermin oder einem Bautagebuch-Eintrag sein oder die Angaben E-Mail, Adresse und Telefonnummer in einer Kontakt-Akte.

Die Besonderheit der Multi-Attributgruppen ist, dass Sie von diesen innerhalb einer Akte mehrere erstellen können - zum Beispiel, um das Wetter während eines längeren Einsatzes im Feld zu verschiedenen Zeitpunkten zu erfassen.

Mit den Auslösern "neue Attributgruppe" bzw. "lösche Attributgruppe" können Sie einen Workflow starten, wenn eine neue Multi-Attributgruppe erstellt bzw. eine bestehende gelöscht wird.

Workflow-Beispiel: Wird in einer Kontakt-Akte eine Attributgruppe vom Typ "Telefon" gelöscht, sende eine E-Mail an den Projektverantwortlichen.

Neue Datei /Lösche Datei / Download Datei

Diese Auslöser starten eine Aktion, wenn es in einer Akte im Bereich der Dateien eine Veränderung gibt - durch (je nach Auslöser) das Hinzufügen, Löschen oder Herunterladen einer Datei.

Dateien umfassen Bilder, Pins, Notizen, Reports, Audios und Videos.

Hinweis: Im Dropdown "Abschnitt" werden die Dateitypen in derselben Reihenfolge angezeigt wie im ausgewählten Aktentyp.

Workflow-Beispiel: Wenn in einer Mangelakte ein neues Bild hochgeladen wird, schreibe in die Mangelbeschreibung „siehe Bild“. 

Vergleichsdatum

Dieser Auslöser vergleicht das aktuelle Datum mit einem vorgegebenen. Sobald ein bestimmtes Datum erreicht ist, wird die Aktion ausgeführt.

Hinweis: Bei der Datumsvergleichsart "aktuelles Datum plus x (Werk)Tage" ist das  "aktuelle Datum" nicht mit "heutiges Datum" zu verwechseln. Es ist ein dynamisch berechnetes Datum, das sich von dem angegebenen Attributwert als Zielwert ableitet.

Workflow-Beispiel: Wird die Frist eines Instandsetzungsauftrages in 5 oder weniger Werktagen erreicht, schicke eine App-Benachrichtigung an den unter "Durchgeführt von" verlinkten Kontakt.

Dies entspricht folgenden Einstellungen für den Auslöser:

Direktakte wird versendet / gespeichert

Diese Auslöser führen eine Aktion aus, sobald ein "TabTool Direkt"-Link zu einer Akte des ausgewählten Aktentyps versendet wird bzw. sobald ein Empfänger eine (ausgefüllte) Direktakte dieses Typs speichert und somit die eingetragenen Daten an TabTool übermittelt. 

Sie können nur genutzt werden, wenn das Modul "TabTool Direkt" aktiviert ist.

Workflow-Beispiel: Wenn eine Mangelakte per "TabTool Direkt" an einen Subunternehmer geschickt wird, sende eine Kopie des Links an den Projektverantwortlichen.

3. Bedingung definieren (optional) 

Sobald Sie den Auslöser Ihres Workflows definiert haben, können Sie im nächsten Schritt eine Bedingung (oder auch mehrere) für die Auslösung der gewünschten Aktion definieren.

Bedingungen werden eingesetzt, um die Ausführung von Aktionen zu steuern und Workflows flexibler zu gestalten. Sie ermöglichen es, dass Aktionen nur dann ausgeführt werden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.

Bedingungen werden nicht für jeden Workflow benötigt und sind daher ein optionales Element. Sie kommen vor allem in komplexeren Workflows zum Einsatz, in denen unterschiedliche Aktionen je nach Situation ausgeführt werden sollen. An einem Workflow können beliebig viele Bedingungen gesetzt werden. 

Bei der Definition einer Bedingung legen Sie nicht nur fest, auf welches Attribut diese sich bezieht (z.B. auf einen Wert, ein Datum oder einen Querverweis), sondern auch, auf welche Akte (auf dieselbe wie der Auslöser, eine übergeordnete Akte oder irgendeine beliebige). 

Workflow-Beispiel: Wenn der Status einer Mangelakte auf „grün“ (erledigt) gesetzt wird, sende eine Nachricht an den Projektverantwortlichen - aber nur, wenn die Kategorie des Mangels „Sicherheitsrelevant“ ist.

Hier wird die Bedingung ("aber nur, wenn" ) wie folgt definiert:

4. Aktionen des Workflows definieren

Mit den Aktionen legen Sie das "dann" eines Workflows fest: Was passiert, sobald der vorher festgelegte Auslöser ("Wenn") aktiviert wurde und die gegebenenfalls daran gekoppelte(n) Bedingung(en) erfüllt ist /sind?

Ein Workflow kann beliebig viele Aktionen enthalten. Im Aktions-Auswahl-Dropdown sind die Aktionsarten in die beiden Gruppen "Schritt 1" und "Schritt 2" unterteilt. Dies ist eine Hilfestellung, um beim Einrichten mehrere Aktionen innerhalb eines Workflows die korrekte Reihenfolge einzuhalten: "Schritt 1"-Aktionen werden immer vor Aktionen aus der "Schritt 2"-Gruppe ausgeführt!

Folgende Arten von Aktionen stehen zur Verfügung: 

Schritt-1-Aktionen:

Wert (in übergeordneter Akte) aktualisieren

Bei dieser Aktion wird der Wert eines Attributs in dem Aktentyp, den Sie beim Auslöser definiert haben (bzw. einer diesem übergeordneten Akte) auf einen von Ihnen festgelegten Wert geändert. 

Erscheint bei einem Attribut für die Eintragung des neuen Wertes ein mehrzeiliges Textfeld, können Sie durch Aktivieren einer Checkbox definieren, dass der neue Wert den alten nicht ersetzt, sondern zusätzlich zu diesem eingetragen wird.

Auf diese Weise lässt sich vermeiden, dass ein händisch in einer Akte gesetzter Wert, der nicht verloren gehen soll, durch den Workflow überschrieben wird.

Workflow-Beispiel: Wenn das Attribut "Mangelbeschreibung" in einer Mangelakte nicht leer ist (also etwas eingetragen wurde), aktualisiere das Attribut "Status" auf den Wert "gelb (in Arbeit)".

Neue Notiz

Bei Aktentypen, in denen die Möglichkeit besteht, Notizen anzufügen, kann über diese Aktion eine neue Notiz hinzugefügt werden. Den Titel und Inhalt der Notiz können Sie nach Bedarf definieren.

Workflow-Beispiel: Wenn eine neue Akte vom Typ "Mangel" angelegt wird, füge der Akte eine Notiz hinzu, in der steht, welche Eingabefelder (Attribute) der Akte verpflichtend auszufüllen sind.

Hinweisfenster zeigen

Hinweisfenster werden so prominent auf der TabTool Benutzeroberfläche eingeblendet, dass sie nicht zu übersehen sind. Sie sind somit ein gutes Mittel, um Mitarbeiter auf wichtige und/oder dringende Sachverhalte hinzuweisen. 

Mit dieser Aktion wird bei eintreten des gewählten Auslösers ein Hinweisfenster angezeigt, dessen Text Sie frei definieren können.

Workflow-Beispiel: Wenn in einer Mangelakte die Kategorie auf "Sicherheitsrelevant" gesetzt wird, zeige das Hinweisfenster "Achtung: Meldung an Leitung" an.

Projektumfang einschränken / Einschränkung Projektumfang aufheben

Diese Aktionen werden verwendet, um verschiedene Projekttypen zu verwalten und sicherzustellen, dass Nutzern nur solche Elemente und Felder angezeigt werden, die sie tatsächlich benötigen.

Der Typ eines in TabTool angelegten Projektes kann im Abschnitt "Projekt-Stammdaten" oder "Anlagen-Stammdaten" über ein Dropdown definiert werden. In TabTool PV-Lösungen kann dort z.B. angegeben werden, um welche Art von Solaranlage es sich handelt. TabTool PV ist bereits so konfiguriert, dass für jeden Projekttyp die passenden Elemente angezeigt werden - so entfällt beim Projekttyp "Dachfläche" beispielsweise die Infrastruktur-Komponente "Freifläche".

Da Sie als Administrator in den TabTool-Stammdaten auch eigene Projekttypen erstellen können, stehen Ihnen auch die Workflow-Aktionen "Projektumfang einschränken" sowie "Projektumfang Einschränkung aufheben" zur Verfügung.

Schritt-2-Aktionen:

Ticket anlegen

Diese Aktion kann nur genutzt werden, wenn Sie das Ticket-Modul von TabTool aktiviert haben. Wenn der Auslöser dann getriggert wird, legt TabTool automatisch ein neues Ticket an. Den Titel und Inhalt des Tickets können Sie nach Bedarf definieren. 

Direktakte an Querverweis Kontakt

Die Aktion kann nur genutzt werden, wenn Sie das Modul "TabTool Direkt" aktiviert haben. Wenn der Auslöser aktiviert wird, sendet diese Aktion eine E-Mail mit einem TabTool Direkt-Link an den ausgewählten Empfänger - einen Kontakt, der per Querverweis mit dem im Auslöser ausgewählten Aktentyp oder einer übergeordneten Akte verknüpft ist. 

Durch die Angabe der gewünschten Benutzerrolle legen Sie fest, welche Zugriffsrechte der Empfänger auf die versandte Direktakte hat.

Workflow-Beispiel: Wenn in einem Instandsetzungsauftrag ein neuer Kontakt am Attribut "Durchgeführt von" verknüpft wird, schicke eine Direktakte mit der Benutzerrolle "Subunternehmer" an diesen Kontakt.

Dies entspricht folgenden Einstellungen für die Aktion:

App Benachrichtigung an Querverweis Kontakt / TabTool Benutzer / Benutzerrolle / Projektrolle

Diese Aktionen versenden beim Eintreten des entsprechenden Auslösers eine nach Bedarf definierbare App-Nachricht. Empfänger(in) ist / sind, je nach ausgewählter Aktion:

Querverweis Kontakt: Kontakte, die durch einen bestimmten Querverweis mit dem im Auslöser definierten Aktentyp oder einer übergeordneten Akte (im Dropdown gekennzeichnet durch „Super“) verknüpft sind und einen TabTool-Zugang haben (ohne diesen kann die Nachricht nicht empfangen werden)

TabTool Benutzer: Eine bestimmte Person aus der Liste aller Benutzer in Ihrem TabTool-Paket

Benutzerrolle: Alle Benutzer in Ihrem TabTool-Paket mit dieser Benutzerrolle

Projektrolle: Alle Kontakte in Ihrem TabTool-Paket mit dieser Projektrolle, die einen TabTool-Zugang haben

E-Mail an verschiedene Empfänger

Diese Aktionen versenden beim Eintreten des entsprechenden Auslösers eine nach Bedarf definierbare E-Mail. Empfänger(in) ist / sind, je nach ausgewählter Aktion: 

E-Mail: Mit dieser Aktion können Sie eine E-Mail an einen oder mehrere frei wählbare E-Mail-Adressen verschicken. Diese tragen Sie einfach in die frei editierbaren Felder für Empfänger / CC / BCC ein.

Querverweis Kontakt: Kontakte, die durch einen bestimmten Querverweis mit dem im Auslöser definierten Aktentyp oder einer übergeordneten Akte (im Dropdown gekennzeichnet durch „Super“) verknüpft sind.

TabTool Benutzer: Eine bestimmte Person aus der Liste aller Benutzer in Ihrem TabTool-Paket

Benutzerrolle: Alle Benutzer in Ihrem TabTool-Paket mit dieser Benutzerrolle

Projektrolle: Alle Kontakte in Ihrem TabTool-Paket mit dieser Projektrolle

Wichtig für alle E-Mail-Aktionen: Damit die E-Mail verschickt wird, muss zwingend ein Betreff eingetragen werden. Der weitere Inhalt ist optional.

Mit einem Klick auf das Iconrechts über dem Mail-Editor öffnen Sie die Platzhalter-Bibliothek für den im Auslöser ausgewählten Aktentyp. Platzhalter sorgen dafür, dass wichtige Informationen korrekt und konsistent eingefügt werden.  

Unter dem Mail-Editor haben Sie die Möglichkeit, der Mail einen aktuellen Report der im Auslöser definierten Akte als Anhang (PDF) hinzuzufügen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox "Neuen Report anhängen". 

Um der Mail Bilder oder eine Tabelle hinzuzufügen, klicken Sie an gewünschter Stelle auf das Texteingabefeld und anschließend auf das entsprechende Icon.

Report neue Version speichern

Wird der gewählte Auslöser getriggert, erstellt diese Aktion einen neuen Report der im Auslöser definierten Akte. Liegt in der Akte bereits ein Report ab, wird dieser durch die neue Report-Version ersetzt.

Workflow-Beispiel: Wenn der Status in einem Instandsetzungsauftrag auf „grün“ (erledigt) gesetzt wird, speichere eine neue Version des Instandsetzungs-Reports.

Kontakt zum Projekt hinzufügen/vom Projekt entfernen

Diese Aktionen vereinfachen die Benutzerverwaltung. 

"Kontakt zum Projekt hinzufügen" fügt einen Kontakt automatisch als neuen Benutzer zu einem Projekt hinzu, wenn dieser über einen bestimmten Querverweis ("Ansprechpartner") mit einem bestimmten Aktentyp (definiert im Auslöser) verknüpft wird.

"Kontakt vom Projekt entfernen" folgt derselben Logik, um einen Kontakt automatisch aus einem Projekt zu entfernen. Hier ist es sinnvoll, mit dem Auslöser "Lösche Querverweis" zu arbeiten, um Kontakte, die eine Zuständigkeit verlieren, automatisch aus dem Paket zu verweisen.

Workflow-Beispiel: Wenn ein Kontakt wird über den Querverweis "Durchgeführt von" mit einem Instandsetzungsauftrag verknüpft wird und dieser Kontakt noch nicht zu den Benutzern des Projekts gehört (= globaler Kontakt), füge den Kontakt als Benutzer zu dem Projekt hinzu, in dem sich der Instandsetzungsauftrag befindet.

Auswertung neu berechnen

Auswertung werden in der Regel jede Nacht oder nur manuell neu berechnet. Mit dieser Aktion können sie eine automatisierte Neuberechnung von Auswertungen anstoßen, um stets einen aktuellen Überblick zu behalten.

Workflow-Beispiel: Wenn eine neue Mangelakte (Auslöser) mit Titel und Beschreibung (Bedingungen) angelegt wird, berechne die Auswertung "Mängel" neu (Aktion).

Projekt archivieren

Diese Aktion bewirkt, dass alle Benutzer eines Projektes automatisch von diesem entfernt werden und somit den Zugriff darauf verlieren. 

Ein Anwendungsfall ergibt sich zum Beispiel dann, wenn Ihr Unternehmen den Auftrag für ein bestimmtes Projekt verliert oder ein Bauprojekt abgeschlossen und an den Auftraggeber übergeben hat. Dann finden in dem Projekt keine Arbeiten mehr statt, die Dokumentation in TabTool soll aber zur Absicherung eventueller Gewährleistungsansprüche aufbewahrt werden. 

5. Workflow aktivieren

Damit der von Ihnen definierte Workflow beim nächsten Eintreten des auslösenden Ereignisses ausgeführt wird, ist es wichtig, dass Sie die Checkbox "Workflow aktiviert" aktivieren. Diese befindet sich über den Eingabefeldern für Gruppe, Name und Beschreibung.

Der Workflow wird nur dann ausgeführt, wenn die Checkbox mit einem blauen Häkchen gefüllt ist. Entsprechend können Sie die Ausführung eines Workflows aussetzen, indem Sie die Checkbox deaktivieren. 

6. Workflow löschen

Wenn Sie einen Workflow nicht mehr benötigen, können Sie diesen durch einen Klick auf die Schaltfläche löschen.

Hinweis: Sie können nur selbst bzw. von einem anderen Nutzer erstellte Workflows löschen. Sogenannte "globale Workflows" sind systemimmanent und können daher nicht entfernt werden. Es ist jedoch möglich, diese Workflows zu deaktivieren.

Möchten Sie die Ausführung eines Workflows nur vorübergehend pausieren, entfernen Sie stattdessen das Häkchen an der Checkbox "Workflow aktiviert".

7. Workflow kopieren

Durch einen Klick auf die Schaltfläche können Sie bei Bedarf einen bestehenden Workflow kopieren, um Ihn als Vorlage für einen neu anzulegenden Workflow zu nutzen.