Einträge (Akten) anlegen, verknüpfen und organisieren in der App

Hinweis: Dieser Artikel beschreibt das Arbeiten in der TabTool App. Klicken Sie hier für eine Beschreibung des Vorgehens in der Web-Anwendung "TabTool Office". 

INHALTSVERZEICHNIS

Was sind „Akten“ in TabTool? Beispiel: Mangel anlegen und bearbeiten

• Kontakte und Komponenten verknüpfen
• Querverweis zu bestehender Akte
• Neuen Kontakt hinzufügen
• Angaben zum Standort des Mangels
• GPS-Daten speichern
• Mängel und Assets auf einem Plan markieren

Benötigte Werkzeuge und Materialien hinzufügen

Bilder zur Dokumentation hochladen

Akten löschen

Akten in Ordnern organisieren

Was sind „Akten“ in TabTool? Beispiel: Mangel anlegen und bearbeiten

Die digitalen Formulare, in die Sie Ihre Daten eintragen, werden in TabTool als „Akten“ bezeichnet. In diesem Artikel zeigen wir am Beispiel des Aktentyps „Mangel“, wie Sie Formulare (Akten) anlegen, bearbeiten, verknüpfen und organisieren. 

Tippen Sie in der Projekt-Stammakte in der Rubrik „Mängelmanagement“ auf den Ordner „Mängel“. In der Spalte, die sich rechts öffnet, klicken Sie auf, um eine neue Mangel-Akte anzulegen.

In das Aktenformular, das sich in der rechten Spalte öffnet, können Sie nun alle relevanten Informationen zum Mangel eintragen. Hierfür stehen entweder Textfelder oder Dropdown-Auswahllisten zur Verfügung. 

Kontakte und Komponenten verknüpfen

Im mit "Verantwortlich" gekennzeichneten Aktionsfeld können Sie eine Person oder Organisation angeben, die für die Behebung des Mangels zuständig ist. Tippen Sie dazu auf die Schaltfläche 
"+ Hinzufügen".  

Das Aktionsfenster, welches sich nun öffnet, bietet Ihnen folgende Optionen:

Querverweis zu bestehender Akte

Wenn die verantwortliche Person oder Organisation bereits als Kontakt in TabTool vorhanden ist, wählen sie den entsprechenden Eintrag aus der im Aktionsfenster angezeigten Kontaktliste aus. Bei mehreren Verantwortlichen können Sie mehrere Einträge markieren. 

Anschließend tippen Sie oben rechts auf die Schaltfläche "[x] QV anlegen" Mit dieser Aktion erstellen Sie einen Querverweis zu der/den Kontakt-Akte(n) der verantwortlichen Person(en)/Organisation(en). 

Mithilfe von Querverweisen (Verknüpfungen) können Sie in einem Formular auf bereits in TabTool bestehende Akten verweisen und müssen die darin enthaltenen Daten somit nicht nochmals eingeben. Zum Beispiel können Sie im Abschnitt "Betroffene Anlagenteile" Verknüpfungen zwischen der Mangel-Akte und einer anderen Akte herstellen - in diesem Fall zur Akte der Infrastruktur- oder Anlagenkomponente, die von dem Mangel betroffen ist.

Neuen Kontakt hinzufügen

Wenn die verantwortliche Person oder Organisation noch nicht als Nutzer/in und/oder Kontakt in TabTool gelistet ist, tippen Sie auf die Schaltfläche "+ Neu Anlegen". In diesem Fall wird eine neue Kontakt-Akte erstellt sowie gleichzeitig ein Querverweis (QV), also eine Verknüpfung zwischen dem neuen Kontakt und der Mangel-Akte, in der Sie gerade arbeiten.

Angaben zum Standort des Mangels

Für die präzise Lokalisierung eines Mangels auf der Anlage oder Baustelle können Sie in TabTool neben einer Lagebeschreibung auch GPS-Daten hinterlegen. Zudem können Sie den Mangel-Standort auf einem hinterlegten Plan markieren.

GPS-Daten speichern

Um GPS-Daten zu einem Mangel zu speichern, tippen Sie im Abschnitt "Lage" auf die mit "GPS" bezeichnete Zeile.

Navigieren Sie nun in der angezeigten Karte zum Anlagen-/ Baustellen-Standort und setzen Sie den Standort-Marker an die vom Mangel betroffene Stelle. Tippen Sie auf "Sichern", um die GPS-Daten des Mangel-Standorts zu speichern. 

Mängel und Assets auf einem Plan markieren

Wie Sie Mängel mithilfe von Plan-Markierungen oder GPS-Daten präzise verorten, erfahren Sie im Hilfeartikel Mangel-Verortung mit Plan-Markierungen und GPS-Mapping. 

Benötigte Werkzeuge und Materialien hinzufügen

Zur Erfassung benötigter Werkzeuge und Materialien stehen in vielen TabTool-Akten sogenannte Multi-Attributfelder zur Verfügung. Diese ermöglichen es, eine beliebige Anzahl an Elementen - in diesem Fall Werkzeugen und Materialien - in der Akte zu erfassen.

Erstellen Sie dazu über die Schaltfläche "+ Wert Hinzufügen" für jedes verwendete Werkzeug bzw. Material einen neuen Eintrag.

Hinweis: Die Auswahl des jeweiligen Werkzeugs bzw. Materials erfolgt über ein Dropdown-Menü. Lesen Sie in unserem Hilfeartikel, wie sie die als Option verfügbaren Attribute für die Dropdown-Menüs in den Stammdaten anlegen können.

Bilder zur Dokumentation hochladen

Das Hinzufügen von Bildern ist in vielen Fällen sinnvoll, um Zustände oder Sachverhalte zu veranschaulichen. Mit der TabTool App können Mängel, Arbeitsfortschritte und mehr direkt vor Ort mit Fotos dokumentiert werden. Wie Sie dabei vorgehen, beschreiben wir in unseren Wissensartikeln über das Hochladen von Bildern in der TabTool iOS-App sowie in der Android App.

Mangel-Akten löschen

Um eine Mangel-Akte zu löschen, tippen Sie in der Mängel-Übersicht so lange auf den entsprechenden Mangel-Eintrag, bis dieser hervorgehoben wird und darunter die Schaltflächeerscheint. Tippen Sie auf diese Schaltfläche, um die Mangel-Akte zu löschen.

Mangel-Akten in Ordnern organisieren

Wie Sie die Mägel-Liste mithilfe von Ordnern übersichtlicher gestalten können lesen Sie im Hilfeartikel Ordner anlegen als Organisationshelfer: Akten in TabTool strukturieren.