Einen Mangel anlegen und bearbeiten (Web)

INHALTSVERZEICHNIS

Kontakte und Komponenten verknüpfen

Angaben zum Standort des Mangels

• GPS-Daten speichern
• Mängel und Assets auf einem Plan markieren
  • a) Einen Pin setzen
  • a) Eine Strecken-Markierung erstellen
  • c) Eine Flächen-Markierung erstellen

Benötigte Werkzeuge und Materialien hinzufügen

Bilder zur Dokumentation hochladen

• Bilder hinzufügen per Datei-Upload
• Bilder hinzufügen aus einer anderen Akte
• Bildinformationen bearbeiten und Markierungen hinzufügen
  • Titel ändern und Bildbeschreibung hinzufügen 
  • Markierungen zum Bild hinzufügen 
• Bilder hinzufügen, die nicht im Bericht erscheinen

Akten löschen

Akten in Ordnern organisieren

Hinweis: Dieser Artikel beschreibt das Erstellen von Akten in der Web-Anwendung "TabTool Office". Klicken Sie hier für eine Beschreibung des Vorgehens in der TabTool App.

Die digitalen Formulare, in die Sie Ihre Daten eintragen, werden in TabTool als „Akten“ bezeichnet. Wie Sie in TabTool Akteneinträge erstellen und bearbeiten, erklären wir hier am Beispiel einer Akte vom Typ „Mangel“.

Beispiel: Eine neue Mangel-Akte anlegen und bearbeiten

Klicken Sie in der Projekt-Stammakte in der Rubrik „Mängelmanagement“ auf den Ordner „Mängel“. In dem Fenster, das sich rechts öffnet, klicken Sie auf, um eine neue Mangel-Akte anzulegen.

In das Aktenformular, das sich daraufhin in der rechten Spalte öffnet, können Sie nun alle relevanten Informationen zum Mangel eintragen. Hierfür stehen entweder Textfelder oder Dropdown-Auswahllisten zur Verfügung. 

Kontakte und Komponenten verknüpfen

Im mit "Verantwortlich" gekennzeichneten Aktionsfeld können Sie eine Person oder Organisation angeben, die für die Behebung des Mangels zuständig ist. 

Dafür stehen Ihnen in der Web-Ansicht zwei Optionen zur Verfügung:

• klicken sie auf das Symbol, wenn die verantwortliche Person oder Organisation noch nicht als Nutzer/in und/oder Kontakt in TabTool gelistet ist. In diesem Fall wird eine neue Kontakt-Akte erstellt sowie gleichzeitig ein Querverweis (QV), also eine Verknüpfung zwischen dem neuen Kontakt und der Mangel-Akte, in der Sie gerade arbeiten.
• klicken sie auf das Symbol, wenn die verantwortliche Person oder Organisation bereits als Kontakt in TabTool vorhanden ist. Mit dieser Aktion erstellen Sie einen Querverweis zur Kontakt-Akte der verantwortlichen Person/Organisation. 

Den entsprechenden Kontakt (oder bei Bedarf auch mehrere) können Sie aus einer Kontaktliste hinzufügen, indem Sie die entsprechende(n) Checkbox(en) aktivieren und auf "Hinzufügen" klicken.

Querverweise (Verknüpfungen) können Sie in TabTool immer dann einbinden, wenn Sie neben einem Eintrag das Verknüpfungs-Symbol
sehen. Dies bedeutet, dass Sie hier auf bestehende Akten verweisen können, anstatt die bereits erfassten Daten erneut eingeben zu müssen.

Auch im Abschnitt "Betroffene Anlagenteile" können Sie Verknüpfungen zwischen der Mangel-Akte und einer anderen Akte herstellen - in diesem Fall zur Akte der Infrastruktur- oder Anlagenkomponente, die von dem Mangel betroffen ist.

Angaben zum Standort des Mangels

Für die präzise Lokalisierung eines Mangels auf der Anlage oder Baustelle können Sie in TabTool neben einer Lagebeschreibung auch GPS-Daten hinterlegen. Zudem können Sie den Mangel-Standort auf einem hinterlegten Plan markieren.

GPS-Daten speichern

Um GPS-Daten zu einem Mangel zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten".

Navigieren Sie nun in der angezeigten Karte zum Anlagen-/ Baustellen-Standort und setzen Sie den roten Standort-Marker an die vom Mangel betroffene Stelle. Unter der Kartenansicht werden die Adresse und die GPS-Daten des markierten Ortes angezeigt. Klicken Sie auf "Übernehmen", um die GPS-Daten des Mangel-Standorts zu speichern.

Nun wird in der Mangel-Akte ein Sattelitenbild der GPS-Position mit einer Standort-Markierung angezeigt.

Mängel und Assets auf einem Plan markieren

Manchmal sagt eine Plan-Markierung mehr als tausend Worte – zumindest, wenn es darum geht, Mängel oder bestimmte Assets auf einer Anlage oder Baustelle schnell wiederzufinden.  

Um einen Mangel oder ein Asset auf einem hinterlegten Plan zu markieren, klicken Sie im mit "Pins" gekennzeichneten Aktionsfeld auf die Schaltfläche "+".

Wählen Sie anschließend den gewünschten Plan aus der angezeigten Liste aus. 

Wählen Sie anschließend den gewünschten Plan aus der angezeigten Liste aus. Nun haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um Markierungen auf dem ausgewählten Plan zu setzen:

a) Einen Pin setzen

Die einfachste und schnellste Art, einen Mangel oder ein Asset auf einem Plan zu markieren, ist das setzen eines einzelnen Pins. Diese Markierungs-Funktion ist standardmäßig aktiviert, wenn sie einen zu markierenden Plan öffnen.

Um den Pin an die gewünschte Position im Plan zu setzen, verschieben ihn mit gedrückter linker Maustaste, bis er sich an der passenden Stelle befindet. Vergrößern Sie den Plan, wenn nötig, über das Scrollrad Ihrer Maus oder über die Schaltfläche.

Sobald der Pin wie gewünscht platziert ist, klicken Sie auf "Speichern".

Hinweis: Pro "Markierungs-Session" können Sie jeweils nur eine Markierung vornehmen. Nachdem Sie eine Markierung über die Schaltfläche "Speichern" abgeschlossen haben, können Sie den Plan in der Akte erneut öffnen, um eine weitere Markierung hinzuzufügen.

a) Eine Strecken-Markierung erstellen

Wenn es darum geht, Schäden an einer Zaunanlage oder Zuwegung oder z.B. den Verlauf eines Kabels zu kennzeichnen, bietet sich eine Strecken-Markierung an. 

Wenn Sie dieses Markierungs-Werkzeug aktivieren, werden auf dem Plan zwei verbundene Pins angezeigt. Über die Schaltflächekönnen Sie bei Bedarf weitere Pins zur Strecke hinzufügen. Mit der Schaltflächekönnen sie den jeweils aktiven Pin (hervorgehoben durch gepunkteten Rahmen) löschen.

Arbeiten Sie sich von einem Pin zum nächsten vor, um die Strecken-Markierung an der gewünschten Position im Plan zu platzieren. Wenn alle Pins der Strecke korrekt platziert sind, tippen Sie auf "Speichern", um den Vorgang abzuschließen.

c) Eine Flächen-Markierung erstellen

Wenn Sie ganze Flächen im Plan markieren wollen, nutzen Sie das Werkzeug "Flächen-Markierung".

Wenn Sie dieses Werkzeug aktivieren, wird auf dem Plan eine Fläche zwischen vier verbundene Pins angezeigt. Über die Schaltfläche können Sie bei Bedarf weitere Pins zur Strecke hinzufügen. Mit der Schaltflächekönnen sie den jeweils aktiven Pin (blau markiert) löschen.

Arbeiten Sie sich von einem Pin zum nächsten vor, um die Flächen-Markierung an der gewünschten Position im Plan zu platzieren: Sobald der blaue, aktive Pin an der richtigen Stelle sitzt, tippen sie diesen an, um ihn zu fixieren (er wird rot). Tippen Sie anschließend auf den nächsten Pin im Flächenverbund. Sobald dieser blau angezeigt wird, können Sie ihn und damit die Form der Fläche verschieben.

Wenn die Flächen-Markierung korrekt platziert sind, tippen Sie auf "Erstellen", um den Vorgang abzuschließen.

Benötigte Werkzeuge und Materialien hinzufügen

Zur Erfassung benötigter Werkzeuge und Materialien stehen in vielen TabTool-Akten sogenannte Multi-Attributfelder zur Verfügung. Diese ermöglichen es, eine beliebige Anzahl an Elementen - in diesem Fall Werkzeugen und Materialien - in der Akte zu erfassen.

Erstellen Sie dazu über die Schaltfläche "Neuer Wert" für jedes verwendete Werkzeug bzw. Material einen neuen Eintrag.

Hinweis: Die Auswahl des jeweiligen Werkzeugs bzw. Materials erfolgt über ein Dropdown-Menü. Lesen Sie in unserem Hilfeartikel, wie sie die als Option verfügbaren Attribute für die Dropdown-Menüs in den Stammdaten anlegen können.

Bilder zur Dokumentation hochladen

Das Hinzufügen von Bildern ist in vielen Fällen sinnvoll, um Zustände oder Sachverhalte zu veranschaulichen. Mit der TabTool App können Mängel, Arbeitsfortschritte und mehr direkt vor Ort mit Fotos dokumentiert werden. Wie Sie dabei vorgehen, beschreiben wir in unseren Wissensartikeln über das Hochladen von Bildern in der TabTool iOS-App sowie in der Android App.

In der Web-Anwendung TabTool Office können Sie Bilder durch einen Klick auf die Schaltfläche "+" im Bilder-Aktionsfeld hinzufügen. Hier haben Sie die Möglichkeit, Dateien von einem Speicherort auf Ihrem Gerät hochzuladen oder aus einer anderen TabTool-Akte zu kopieren.

Bilder hinzufügen per Datei-Upload

Wenn Sie im Bilder-Menü auf die Schaltfläche „Datei Upload“ tippen, öffnet sich ein Fenster zur Auswahl von Bilddateien auf Ihrem Gerät. 

Bilder hinzufügen aus einer anderen Akte

Sie wissen, das ein Foto, das Sie für die Veranschaulichung eines Mangels benötigen, schon in einer anderen TabTool-Akte vorhanden ist? Dann erstellen Sie doch einfach eine Kopie davon für Ihre Mangel-Akte! Tippen Sie dafür im Bilder-Menü auf die Schaltfläche "Aus Akte".

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen alle in TabTool verfügbaren Aktentypen angezeigt werden. In unserem Beispiel befindet sich das Bild, welches wir kopieren möchten, in einem Inspektionsauftrag. Also wählen wir diesen Aktentyp aus der Liste aus.

Aus der Liste der in unserem Projekt vorhandenen Inspektionsaufträge wählen wir den gewünschten aus und erhalten so eine Übersicht der in dieser Akte vorhandenen Bilder.

Wir klicken auf das Bild, das wir in unsere Mangelakte kopieren möchten. Dieses wird daraufhin Blau hinterlegt. Anschließend klicken wir auf "Hinzufügen".

Bildinformationen bearbeiten und Markierungen hinzufügen

Nachdem Sie Bilder in eine Akte hochgeladen haben, können Sie diese bearbeiten, um weitere Informationen hinzuzufügen. 

Klicken Sie dazu einfach auf das entsprechende Bild in der Bilder-Sektion. Daraufhin öffnet sich eine vergrößerte Bildansicht mit verschiedenen Bearbeitungsoptionen.

Titel ändern und Bildbeschreibung hinzufügen 

Tippen Sie auf die Schaltflächeüber dem Bild. Daraufhin öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie den Bild-Titel bearbeiten und eine Bildbeschreibung ergänzen können. Außerdem können Sie per Checkbox auswählen, ob das Bild im Report der Akte erscheinen soll.

Markierungen zum Bild hinzufügen 

Durch das Hinzufügen von Pfeilen, Linien, Rechtecken oder freien Stift-Zeichnungen haben Sie in TabTool die Möglichkeit, Details im Bild hervorzuheben und so z.B. die Identifikation von Mängeln zu erleichtern. 

Klicken Sie dazu auf die Schaltflächeund wählen sie im Bildbearbeitungs-Fenster die gewünschte Zeichen-Funktion aus dem Zeichenwerkzeug-Menü aus.

Ziehen sie einfach den Maus-Cursor über das Bild, um eine Markierung an der gewünschten Stelle zu setzen. Beim Pfeil-Werkzeug setzen Sie dazu am Pfeilende an ziehen in die Richtung, in die der Pfeil zeigen soll. 

Als Markierungs-Farbe ist standardmäßig Rot eingestellt. Wenn Sie eine andere Farbe verwenden oder den Linienstil bzw. die Breite der Markierung ändern möchten, nutzen Sie die Menü-Optionen links unter dem Bild. 

Nachdem Sie die gewünschten Markierungen gesetzt haben, tippen Sie oben rechts auf die Schaltfläche, um diese zu übernehmen. 

Bilder hinzufügen, die nicht im Bericht erscheinen

Neben der "offiziellen" Bildersektion einer Akte, die in vielen Akten als "Bilderdokumentation" bezeichnet wird, gibt es am Ende jeder Akte auch einen Abschnitt, in dem Sie Bilder und weitere Medien sowie Dokumente zur internen Dokumentation hochladen können.

Alle in diesem Abschnitt "Interne Anmerkungen" hochgeladenen Dateien können zwar in der Akte eingesehen werden, erscheinen jedoch nicht im Bericht, den Sie an Kunden oder andere Stakeholder verschicken.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, auch für Bilder in der oberen Bildersektion jeweils einzeln zu bestimmen, ob diese im Bericht angezeigt werden sollen. Möchten Sie, das eines oder mehrere der hier hochgeladenen Bilder nicht im Report auftauchen, deaktivieren Sie das Datei-Symbol über dem Bild, indem Sie darauf klicken.

Mangel-Akten löschen

Um eine Mangel-Akte zu löschen, aktivieren Sie in der Mängel-Übersicht die Checkbox links neben dem Mangel-Status und klicken Sie auf die Schaltfläche. Um ein versehentliches Löschen von Akten zu vermeiden, erscheint ein Fenster, in dem Sie den Lösch-Wunsch noch einmal bestätigen müssen.

Mangel-Akten in Ordnern organisieren

Wie Sie die Mägel-Liste mithilfe von Ordnern übersichtlicher gestalten können lesen Sie im Hilfeartikel Ordner anlegen als Organisationshelfer: Akten in TabTool strukturieren.