Kontakte erstellen und verwalten

Mit TabTool haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Kontakte, die mit Ihren Projekten verbunden sind, zu verwalten und zu pflegen. Einmal in TabTool angelegt, können Sie einen Kontakt durch intelligente Querverweise ganz einfach zu neuen Akten und Tickets hinzufügen. So sparen Sie sich den Aufwand, die Daten einer Kontaktperson jedes Mal neu einzugeben. Gleichzeitig entsteht durch die Verknüpfungen im Projektverlauf zu jedem Kontakt eine eigene Projekthistorie, die Sie in der Akte des jeweiligen Kontaktes einsehen können. Somit enthält TabTool quasi ein integriertes CRM-System für das Management Ihrer Projektkontakte.

Kontakte in TabTool einpflegen: Kontakt-Akten anlegen

Kontakte, die für Ihre Projekte relevant sind, können Sie über verschiedene Wege in TabTool einpflegen. 

1. Kontakte in den Paket-Stammdaten anlegen

Ein zentrales Kontaktverzeichnis Ihres Nutzer-Paketes befindet sich im Administrations-Menü. Dieses finden Sie oben rechts in der TabTool-Taskleiste. 

Durch einen Klick auf den Menüpunkt „Kontakte“ öffnet sich eine Liste der im Nutzer-Paket vorhandenen Kontakte (z.B. aus vorherigen Projekten). Hier finden Sie sämtliche Kontakte aus allen in Ihrem Paket angelegten Projekten (sofern Sie über die entsprechenden Nutzerrechte verfügen). 

Durch einen Klick auf den (+)-Button können Sie beliebig viele neue Kontakt-Akten anlegen. Füllen Sie dazu einfach jeweils das Kontakt-Formular aus, das in der rechten Spalte Ihrer Nutzeroberfläche erscheint.

2. Bestehende Kontakte übernehmen in der TabTool Projektverwaltung 

Auch über das Projektmenü, das sich auf der TabTool Office Nutzeroberfläche in der linken Spalte befindet, können Sie bestehende Kontakte aus dem globalen Kontaktverzeichnis Ihres Nutzerpakets zu einem Projekt hinzufügen. 

Dazu klicken Sie auf „Projekte verwalten“, wählen das gewünschte Projekt aus und klicken dann auf den Listeneintrag „Kontakte“. 

In der rechten Spalte öffnet sich eine Liste aller bereits in Ihrem Paket vorhandener Kontakte. 

Wenn Sie Kontakte in das ausgewählte Projekt übernehmen möchten, aktivieren Sie die Checkbox links neben dem jeweiligen Kontakteintrag. Durch einen Klick auf den-Button links über der Kontaktliste werden die ausgewählten Kontakte in Ihr Projekt importiert.

3. Kontakte direkt in Projektakten anlegen

In TabTool haben Sie auch die Möglichkeit, Kontakte direkt beim Bearbeiten einer Projektakte neu anzulegen. Dies ist zum Beispiel in der Stammakte Ihres Projekts möglich. Klicken Sie dazu auf den Eintrag  „Kontakte“. Es öffnet sich eine Liste der bereits vorhandenen Projekt-Kontakte, über der Sie einen (+)-Button zum anlegen neuer Kontakt-Akten finden. 

Wichtig: Vermeiden Sie es möglichst, einen Kontakt im Projekt neu anzulegen, wenn Sie wissen, dass dieser bereits im globalen Kontaktverzeichnis Ihres Nutzerpakets vorhanden ist. Anderenfalls kommt es zu Doppel- oder Mehrfacheinträgen eines Kontaktes in den Paket-Stammdaten. 

Nutzen Sie stattdessen die Möglichkeit, Kontakte aus dem globalen Kontaktverzeichnis zu übernehmen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Globale Kontakte nutzen, um Doppeleinträge zu vermeiden

Wenn Sie sich im Ordner „Kontakte“ Ihrer Projektakte befinden, klicken Sie auf das User-Icon oben rechts in der „Kontakte“-Taskleiste. 

Daraufhin öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem sämtliche im Paket gespeicherte Kontakte angezeigt werden. Durch Aktivieren der Checkbox links neben einem Kontakt und einen Klick auf den „Hinzufügen“- Button können Sie ausgewählte Kontakte nun ganz einfach in das Kontaktverzeichnis Ihres Projekts übernehmen und müssen diese somit nicht neu im Projekt anlegen.

Weiterführende Artikel

Kontakte mit Akten verknüpfen