Bei vielen Prozessen, die Sie mit TabTool dokumentieren, sind Personen in unterschiedlichen Funktionen involviert: als Teilnehmer einer Besprechung, als Ausführende einer Aufgabe, als Anwesende auf einer Baustelle oder als Verantwortliche in einer bestimmten Rolle, zum Beispiel als Bauherr*in oder Bauleiter*in. Eine vollständige Dokumentation verlangt in der Regel, dass diese Personen und ihre jeweilige Rolle mit angegeben werden.
TabTool bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie die Namen und Kontaktdaten der relevanten Personen nicht in jeder Akte neu eingeben müssen. Sobald Sie eine Person als Kontakt in Ihrem TabTool-Paket gespeichert haben, kann sie über den (ꝏ+)-Button ganz einfach per Verknüpfung zu einer Akte hinzugefügt werden.
Beispiel: Nehmen wir an, Sie haben den Architekten Jonathan Doe bereits als Kontakt gespeichert und möchten nun vermerken, dass er in Ihrem neuen Bauprojekt für die Bauleitung verantwortlich ist
Dazu scrollen Sie in Ihrer Projekt-Stammakte zum Abschnitt „Projekt-Beteiligte“ und klicken auf den (ꝏ+)-Button neben dem Eintrag „Bauleitung“. Es öffnet sich rechts ein Fenster mit einer Liste aller Kontakte, die Sie in Ihrem Projekt bereits gespeichert haben. In unserem Beispiel finden Sie Jonathan Doe direkt als zweiten Eintrag und verknüpfen ihn mit der Bauleiter-Rolle des Projekts, indem Sie die Checkbox links neben seinem Eintrag aktivieren und dann oben auf den „Hinzufügen“ -Button klicken.
Wenn Sie Jonathan Doe in der Liste unter „Kontakte“ nicht finden würden, hätten Sie noch die Möglichkeit, zum Reiter „Globale Kontakte“ zu wechseln und ihn dort in der Liste zu suchen. Denn unter „Globale Kontakte“ sind nicht nur alle zu einem Projekt zugehörigen Kontakte aufgelistet, sondern darüber hinaus auch alle Kontakte, die in anderen Projekten Ihres Nutzer-Paketes oder in den Projekt-Stammdaten angelegt wurden.