Kontakte mit Akten verknüpfen

Bei vielen Prozessen, die Sie mit TabTool dokumentieren, sind Personen in unterschiedlichen Funktionen involviert: als Ausführende einer Aufgabe, als Auftraggeber oder als Verantwortliche in einer bestimmten Rolle, zum Beispiel als Bauherr*in oder Bauleiter*in. Eine vollständige Dokumentation verlangt in der Regel, dass diese Personen und ihre jeweilige Rolle mit angegeben werden.

TabTool bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie die Namen und Kontaktdaten der relevanten Personen nicht in jedes Formular neu eingeben müssen. Sobald Sie eine Person als Kontakt in Ihrem TabTool-Paket gespeichert haben, kann sie über denButton ganz einfach per Verknüpfung zu einer Akte hinzugefügt werden. 

Beispiel: Nehmen wir an, Sie haben einen neuen Instandsetzungsauftrag erstellt und möchten im Formular des Auftrages die zuständige Person angeben, in diesem Fall den Techniker Michael Mustermann.

Dazu scrollen Sie im Formular "Instandsetzungsauftrag" zum Abschnitt „Projekt-Beteiligte“ und klicken neben dem Eintrag „Durchgeführt von“ auf den -Button. 

Es öffnet sich ein Fenster mit einer Liste aller Kontakte, die Sie in Ihrem Projekt bereits gespeichert haben. Michael Mustermann ist hier direkt der erste Eintrag. 

Aktivieren Sie die Checkbox links von Michael Mustermanns Listeneintrag und klicken Sie anschließend auf , um den Kontakt zum Formular hinzuzufügen.

Wenn Sie Michael Mustermann in der Liste unter „Kontakte“ nicht finden würden, hätten Sie noch die Möglichkeit, zum Reiter „Globale Kontakte“ zu wechseln und ihn dort in der Liste zu suchen. Denn unter „Globale Kontakte“ sind nicht nur alle zu einem Projekt zugehörigen Kontakte aufgelistet, sondern darüber hinaus auch alle Kontakte, die in anderen Projekten Ihres Nutzer-Paketes oder in den Projekt-Stammdaten angelegt wurden.