Einträge (=Akten) anlegen und bearbeiten

Die digitalen Formulare, in die Sie Ihre Daten eintragen, werden in TabTool als „Akten“ bezeichnet. Wie Sie in TabTool Akteneinträge erstellen und bearbeiten, erklären wir hier am Beispiel einer Akte vom Typ „Bautagebuch“ aus unserer Branchenlösung TabTool Bau. Falls Sie eine andere Branchenlösung oder eine Custom-Version von TabTool nutzen, können sie sich dennoch an der beschriebenen Vorgehensweise orientieren.

Beispiel: Eine neue Bautagebuch-Akte anlegen und bearbeiten

Klicken Sie in der Projekt-Stammakte in der Rubrik „Durchführung“ auf den Ordner „Bautagebuch“. In dem Fenster, das sich rechts öffnet, klicken Sie auf den (+)-Button, um eine neue Bautagebuch-Akte anzulegen.

In das Aktenformular, das sich daraufhin in der rechten Spalte öffnet, können Sie nun alle relevaten Informationen zum Geschehen auf der Baustelle eintragen. Hierfür stehen entweder Textfelder oder Dropdown-Auswahllisten zur Verfügung. 

Ausführliche Wetterdaten können Sie eingeben, wenn Sie unter der Rubrik „Wetter“ auf die Schaltfläche „Neuer Wert“ klicken. Daraufhin öffnet sich ein Eingabemenü, in dem Sie Angaben zu Bewölkung, Niederschlag, Wind und Luftfeuchte machen können.

Bei Bedarf können Sie Bilder, Audioaufnahmen oder Notizen von der Baustelle ergänzen oder relevante Dokumente in die Akte hochladen. 

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Arbeitseinsätze oder Feststellungen zu dokumentieren. Dafür wird jeweils eine neue Akte eröffnet, die automatisch mit ihrem Bautagebuch-Eintrag verknüpft ist. Da der Arbeitseinsatz bzw. die Feststellung gleichzeitig als eigenständiger Akteneintrag gilt, können Sie die entsprechende Akte und die darin erfassten Daten im Verlauf des Projekts per Verknüpfung in weiteren Bautagebuch-Akten einbinden, um auf die bereits vermerkten Akten zu verweisen. 

Verknüpfungen können Sie in TabTool immer dann einbinden, wenn Sie neben einem Eintrag das Verknüpfungs-Symbol (ꝏ) sehen. Dies bedeutet, dass Sie hier auf bestehende Akten verweisen können, anstatt die bereits erfassten Daten erneut eingeben zu müssen.

Innerhalb der Bautagebuch-Akte können Sie zum Beispiel anwesende und zu informierende Personen mittels Verknüpfung mit wenigen Klicks aus Ihrem Kontaktverzeichnis hinzufügen. Durch einen Klick auf den (ꝏ+) -Button neben dem jeweiligen Eintrag öffnet sich in der rechten Spalte eine Kontaktliste, aus der Sie die gewünschte Person auswählen können. Indem Sie die Checkbox neben dem Namen der Person aktivieren und auf den „Hinzufügen“-Button über der Kontaktliste klicken, verknüpfen Sie den ausgewählten Kontakt als „zu informierende Person“ mit Ihrer Bautagebuch-Akte.

Bei Bedarf können Sie Bilder, Audioaufnahmen oder Notizen von der Baustelle ergänzen oder relevante Dokumente in die Akte hochladen.